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质量管理,部门和立场都不同,该如何沟通?

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发表于 2021-5-17 08:24:15 | 显示全部楼层 |阅读模式

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质量人在日常管理过程中,肯定遇到过类似的情况:

1 . 你认为十万火急的质量问题,到了其他部门主管口中,竟然成了“芝麻绿豆大的事”;

2 . 原本应该合作解决的质量问题,到了跨部门会议上,又沦为“各弹各的调”,找不到共识,成为“背锅侠”。

实际上,跨部门沟通不良的问题比比皆是。

每个人在工作中都不是形单影只的个体,都需要得到理解和支持,一项工作如果需要多部门配合往往会产生很多问题。

那么,在不同部门有不同立场的情况下:

a . 怎样才能把话说清楚?

b . 把成果做出来?

c . 有没有好的方式能够有效解决问题,达到快速执行呢?

1 . 沃尔玛公司总裁萨姆·沃尔顿说:“ 沟通是管理的浓缩 ” 。

2 . 通用电器公司总裁杰克·韦尔奇说:“ 管理就是沟通、沟通再沟通 ” 。

3 . 日本(经营之神)松下幸之助也曾言:“ 企业管理过去是沟通, 现在是沟通, 未来还是沟通 ” 。

其实,掌握以下跨部门沟通的10条基本原则,进行无障碍的跨部门沟通与协作,并非难事。

◆ ◆ ◆ ◆01 .
沟通前先做好准备

在你跟同事讨论事情之前,先把一些基本问题想清楚。

不要毫无准备就去,否则很可能得不到你想要的东西。

下面的几个问题应该事先想清楚:

1 . 你希望对方帮你做什么事?

2 . 你认为他会要求你做什么?

3 . 如果对方不同意你提出来的做法,有没有其它选择方案?

4 . 如果双方没共识,你会有什么后果?

5 . 对方又会有什么后果?

◆ ◆ ◆ ◆02 .
了解其他部门的语言

跨部门沟通不良,很多时候都是“语言不通”所引起。

举例来说,质量部人员平常讲的是“相同语言”,他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。

同样地,技术、生产、采购等部门,也有自己的语言与观点。

因此,想要沟通顺畅,前提就是“听懂对方的语言”。

学会换位思考,试着站在对方的立场考虑:

a . “这么做,对业务部的业绩有帮助吗?”

b . “如果我是他,会接受这种做法吗?”

c . “这个方法真的有用吗?”

跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。

◆ ◆ ◆ ◆03 .
开诚布公是最好的对策

你面对的是必须长期共事的同事。

因此,凡事以诚实为上策,最忌欺骗、隐瞒事实,破坏信任关系。

部门间一旦缺乏信任感,会加重彼此的防御心,沟通时就会有所保留,甚至隐藏一些重要信息。

相反的,互信会让双方在沟通时打开心防,他们会明白说出自己的需求与考虑,并且提高合作意愿,共同解决问题。

诚信沟通有三个要素:

a . 错的不要解释;

b . 务必不要争执,不打断对方说话;

c . 微笑再微笑。

频繁的互动有助于建立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题。

因此,时不时的跟其他部门的同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏。

◆ ◆ ◆ ◆04 .
不要害怕冲突

在跨部门会议上,每个主管为了维护自己部门的利益,难免会出现一些摩擦。

有些主管,尤其是新手主管,为了怕把气氛弄僵,往往会变得沉默寡言,以维持表面的和谐。

艾林哈特在《有效沟通》一书中点出:

“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突,决策质量就会低落。”

艾林哈特提醒,千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。

有时候,太过和谐反而凸显不了你对议题的重视,而且问题也不会获得真正的解决。

因此,艾林哈特建议经理人,态度要柔软,但立场要坚定,“别太快或太轻易就顺从认命。”

记住,你是部门主管,虽然你要和其他部门保持良好关系,但是,捍卫部门及部属的权益,更是你责无旁贷的使命。

◆ ◆ ◆ ◆05 .
呈现事实,专注中心议题

让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测。

美国达顿商学院企管教授布尔乔亚三世在《哈佛商业评论》中为文指出:

事实(例如目前销量、市占率、研发经费、竞争对手的行为等)可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。

在缺乏事实的情况下,个人动机可能会遭到猜疑。

但“事实就是事实”,它不是出自人的幻想或自私的欲望。

因此,提出事实“可以创造一种强调议题,而非人身攻击的氛围。”

◆ ◆ ◆ ◆06 .
多提选项,保持弹性

当你进行跨部门协商时,不要执着在单一做法上,而是开发多元选项。

例如一次提出3~5个方案,让其它经理人有更大的选择空间。

多元选项能让选择不再“非黑即白”。

经理人有较大的弹性调整自己的支持度,也可以轻易变换立场,不觉得有失颜面,因此能够降低沟通时的人际冲突。

◆ ◆ ◆ ◆07 .
创造共同目标一起合作

可讳言,各部门间一定同时存在合作与竞争关系。

部门间若想进行建设性的沟通,一定要强调彼此的合作关系,竞争意味愈淡愈好。

合作的关键在于拥有共同目标。

因此,尽量去创造一个横跨各部门的共同目标,然后一起努力,就算有争执也没关系。

就如苹果计算机创办人贾伯斯所言:

“如果每个人都要去旧金山,那么,花许多时间争执走哪条路并不是问题。但如果有人要去旧金山,有人要去圣地亚哥,这样的争执就很浪费时间了。”

在跨部门沟通中,达成一致的目标需要弄清楚四个问题:

1 . 双方的共同目标是什么?

2 . 有什么阻碍双方合作?

3 . 创造共同目标的资源是什么?

4 . 合作的价值是什么?

◆ ◆ ◆ ◆08 .
尊重沟通对象的权力

每个经理人都是各自管辖范围内最有权力的决策者,而他们也期待别人尊重他的这种权力。

因此,当你在进行横向沟通时,一定要挑对对象。

举例来说,你们最新的网络营销计划下周就要上路了,但是信息部门的网站建置还未完成。

这时,不要心急地马上跑去找负责的工程师,你应该去找他的主管,进行协调,找出解决之道。

总之,跨部门沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系,以免造成不必要的误会。

◆ ◆ ◆ ◆09 .
善用幽默

幽默可以做为沟通时的缓冲剂,也可视为一种防御机制。

当你必须呈现可能会触犯到他人的事实,或是要沟通棘手讯息时,以轻松或幽默的方式来传达,比较能保留对方的面子,也有助于正面的沟通。

幽默使用法则的四条禁忌:

1 . 不谈论对方家庭;

2 . 不以人身攻击;

3 . 不涉及组织敏感话题;

4 . 幽默有度,点到即止。

◆ ◆ ◆ ◆10 .
确保沟通信息无误

当你针对某件项目或议题,进行完跨部门沟通后,务必要回到自己部门,向部属清楚传达最新进度与讯息。

很多时候,跨部门会议中所决定的事项,必须交由各部门的一线人员去执行。

因此,一定要确保所有信息传达无误,才不会让好不容易达成的共识大打折扣。

为了确保沟通信息无误,管理者可以利用以下几个方法:

1 . 向对方重复沟通中的主要内容;

2 . 利用澄清的方式提出不明白的内容;

3 . 谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话。

评分

1

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发表于 2021-5-17 10:56:07 | 显示全部楼层
分享的资料内容很好!
 楼主| 发表于 2021-5-17 13:34:19 | 显示全部楼层
Q168 发表于 2021-5-17 10:56
分享的资料内容很好!

多多沟通
发表于 2021-5-17 13:53:08 | 显示全部楼层
最重要的一点

得到领导的支持
 楼主| 发表于 2021-5-17 15:54:15 | 显示全部楼层
gaowenhua 发表于 2021-5-17 13:53
最重要的一点

得到领导的支持

领导的支持来自于一个好的切入点,老板一般情况下是不会支持质量的
发表于 2021-5-21 16:13:57 | 显示全部楼层
这样的事情经常有,尤其是会议上大家各执一词,各有各的立场和利益,让步则意味着责任,所以好多事情都不在会上解决,都是会下两部门私自解决。
发表于 2021-5-21 17:27:44 | 显示全部楼层
感谢楼主的分享,内容特别好,学习了
 楼主| 发表于 2021-5-25 10:24:55 | 显示全部楼层
青春不死 发表于 2021-5-21 17:27
感谢楼主的分享,内容特别好,学习了

谢谢夸奖!
发表于 2021-8-30 14:57:53 | 显示全部楼层
沟通从心开始
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