如何写好一封邮件？

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发表于 2013-4-20 14:40:10 | 显示全部楼层 |阅读模式

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1 邮件的重要性：很多人习惯用电话同别人沟通不良投诉，也有些用QQ的。其实工作中正式的东西，都用邮件比较好。公司邮箱是一个认可的正式的记录，必要时可以充当证据的。

　　关于写邮件，也需要很多注意事项。要写好一封邮件，相对来说，还是比较难的。
　　
　　邮件要求意思精准，确切地表达你需要别人做什么，或者你只是让别人知道有这么一个事情就行了。邮件还要求不能使用带感情色彩的词语，以免产生误会。当然，这跟英文邮件有些不一样，外国人通常比较open，也有些夸张，他会写一些关心，祝福甚至包括他生病了的句子，这在中国人的邮件中很少使用。

　　邮件也是QA工作内容中的一部分，下面就介绍写邮件吧。不过，我也是半路出家的，也只是根据经验来说，有些地方肯定不对。但是，除了开头几个月，后面我发出去的邮件表达还算精准，还没有人说看不懂，也没有人对邮件有歧义或者建议。
　　
　　1 标题：一般是关于什么事宜，about sth.写邮件的时候，先写上标题，这是第一步，很多人都会忘掉，直接从正文开始，结果发出去之后，才发现连基本的标题都没有，这样会让人感觉失礼。所以，好习惯很重要。
　　
　　2 收件人，抄送人，密送人的区别：一般情况下，我通常会在邮件写完之后并检查无误之后，才会填上收件人，抄送人，因为在写邮件的过程中，通常会鼠标一点，结果就将没有写完的邮件发送出去了。空着的地址栏，不管如何失误操作，都不会对别人造成困扰。
　　收件人就是邮件的主送者，这封邮件要求送达给某人或某些人，送达之后，你需要他们做什么事情，或者只是information。如果你要求某人做某事，结果将他放在抄送人中，就会不妥。
　　抄送人，只是这个邮件内容的知会者，让他们知道有这么一个信息即可。当然，抄送人还有一个好处，你在收件人填上需要给你帮忙做事的人之后，在抄送人一栏中填上他的上司和你的上司，这种情况下，收件人通常都会帮你完成这个事情。
　　密送一般用得很少，也就是工作无聊的时候，某些闲聊的信息，不让收到邮件的人看到同时发给了哪些人，只有发件人才知道。正式的邮件最好不要用密送，不然人家会误以为你告密。

　　关于邮件的收件人，抄送人中都有很多人的时候，会考虑先后排名，原则是，其它部门的人优先放在本部门人的前面，领导放在属下的前面，以表示对别人的尊重。
　　
　　3 邮件正文：接下来便是邮件正文中的称呼了，一般情况下用Dear XX，第一次用的时候，会感觉有些唐突，第二次用的时候，就会倍觉亲切了，能很快拉短两人之间的距离。外国人通常比较open，表现出来的亲昵是你料想不到的。
　　
　　换行之后空两格，开始写正文，但是英文邮件一般不需要空格，直接从行首写起。
　　
　　邮件正文也忌长篇大论，最好能用1，2，3，4等几点来表述清楚，实在还不行，就在后面跟着写：1.1, 1.2, 1.2.1这样的格式。看上去干净利落，如果还不行，就划个表格吧。
　　
　　如果邮件带有附件，那么正文中要求简单描述一下附件的内容，因为并不是每个领导都有时间看你的附件，这样做可以节省时间。
　　
　　正文结束之后，就要在后面，写上你的收件人需要做什么。比如只是information，就写：“以上请知悉。”如果需要别人帮忙做事，就写“以上烦请帮忙解决/确认”，甚至你可以写上要别人处理完的时间。

　　4 落款签名：邮件正文结束之后，最后便是落款签名。这个在邮件的工具栏中可以设置，每次发邮件都可以系统自带，不赘述了。
　　
　　5 邮件中常用的短语：
　　BTW：by the way，顺便说一下。
　　ASAP：as soon as possible，尽快。
　　FYI：for your information，信息供参考。
　　一下子记不起来了，就写这几个吧。
　　
　　6 邮件发出去之前的检查：在发送邮件之前，最后先检查一遍，是否表述清楚，是否有错别字，是否漏掉附件等等。