外来文件管理与外发文件管理的区别

davianren

文件控制里面有两块：外来文件管理与外发文件管理要搞清楚什么叫外来文件。外发文件中是否也包含外来文件的外发？如果不包括，那么，就是内部文件的外发。无论什么文件，必须知道，哪些是必须加以控制的，哪些是不需要控制的（仅供参考用的）。我们必须控制需要加以控制的文件。

我做了很多年体系，但追到细处，这两块还是有些疑惑：

1）外来文件盖章：盖受控章还是外来文件章，还是两者都盖？还是其他，比如非受控章？标准没有要求文件盖章。而且盖章中的内容也有讲究。如果文件本身能加以识别，再盖什么章？有的单位，盖章只是说明，该外来文件需要加以控制，已经通过评审，内容和版本都符合自己单位的要求，可以使用。那么，盖章的人要确保，外来文件及时更新。控制发放的数量和去处，便于及时更改。如果，组织机构可以控制好以上内容，不盖章同样满足标准要求。

我目前做法是：盖外来文件章。见上面。

2）外发文件盖章：主要是采购部门外发文件一块，比如产品图纸、比如外加工设备、工装等图纸。是盖受控章？还是非受控章？必须知道，哪些是必须加以控制的，必须控制；是否盖章，前面已经说过。凡是不需要控制的（仅供参考用的）盖非受控章。

我目前做法是：盖非受控章。如果需要加以控制的文件也这样做，不出问题才怪。


另外，外发图纸很多时候是电子档外发，目前做法是不盖章的。也不登记，供应商领用也不签字的。这样做，需要加以控制的文件不是失控吗？


想请教大家，以上我目前做法是否可以，或者是否有更好办法？别人没有您说的更好的方法，只有您自己发现适合你自己的方法。，持续改进。以上供参考。

Q168

我接触的几家公司，外来文件盖“外来文件受控章”，一个专门设置的印章；
外来文件可以盖“参考”印章；
所有文件都要做好收发记录