专题分享与点评公司程序文件

ccsspp454

本帖子专门分享与点评某公司的程序文件，大家可以积极参与，但不可发水帖。凡是水贴一律删除。
今天晚上首先分享文件控制程序。

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1.  目的
对本公司质量管理体系、食品安全管理体系、卫生质量体系有关的文件进行控制，从而达到确保各相关部门所使用的文件均为有效版本，并能及时撤回作废的文件。
2.  适用范围
适用于与本公司产品有关的管理性文件、技术性文件和公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件的控制和管理。
3.  职责
3.1 办公室是公司文件控制的主管部门。负责质量管理手册、食品安全管理手册、程序文件、质量计划、HACCP计划、公司管理性文件以及外来文件的发放、管理和控制。
3.2办公室负责外部主管部门文件的接收、发放等管理。
3.3各部门负责本部门相关文件的使用维护和管理。
4.  工作程序
4.1 文件的分类
（1）管理体系文件分为三个层次：
第一层次为质量管理手册、食品安全管理手册；第二层次为程序文件、管理文件、技术文件、质量计划、规章制度、外来文件等；第三层次为各种记录表格。
（2）技术性文件指：包括为完成某项具体工作或活动规定的作业指导书、技术要求、工艺要求、检验规程等。
（3）外来文件指：公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件，包括与质量管理体系有关的政策性文件、法律法规文件、国际标准、国家标准、行业标准以及上级有关部门下发的管理性文件等。
4.2   文件的编写与审批
（1）第一层次文件和第二层次文件即质量管理手册、程序文件等由管理者代表组织编写并审核，报总经理审批。
（2）第三层次文件即各种记录表格由各责任部门负责编写、修订，报管理者代表审批。
（3）外来文件和法律法规由办公室接收、收集、编号、报管理者代表批准后发放。
（4）技术性文件由质检部编制，管理者代表批准后由本部门统一编号发放。
（5）生产操作性文件由生产部编制，管理者代表批准后由办公室统一编号发放。
（6）为使本公司发布的文件是充分与适宜的，第一层次文件和第二层次文件文件发布前必须得到总经理批准，第三层次文件报管理者代表审批后才准许发布执行。
4.3 文件编号
（1）质量管理体系 质量管理手册编号
  SB/QMS——SC——2009
                        2009表示2009年版
                       SC表示质量管理手册即第一层次文件
                      QMS表示质量管理体系
                                        SB为SB有限公司名称缩写
（2）质量管理体系 程序文件编号（说明：除质量管理体系程序文件编号按此编号外，其他的二级文件编号按4.3(3)的规定编号）
SB/QMS ——CX——XX
                           
                                        XX表示顺序号
                                        CX表示程序文件即第二层次文件
                                        QMS表示质量管理体系
                                        SB为SB有限公司名称缩写
（3）本公司卫生质量体系管理文件、操作规程和记录表格的编号方法为：
SB/ （A 、 B  、C ） （0～3）-顺序号（01～99）
                                0～3为修订号~
                                C为 记录表格
                               B为操作规程、规章制度等
                               A为卫生注册质量手册
                              SB为本公司名称拼音简写
（4） 外来文件的编号：延用其本身编号；
（5） 公司对所有管理体系文件编制《文件清单》和《质量记录清单》。
4.4 文件更改时应填写《文件更改申请单》，修订号为0、1、2、3。
0表示未修改；1、2、3表示第1、2、3次修改；修改3次后要进行换版。
4.5 文件的领用
（1）文件持有者领用文件时，办公室人员必须确保所发放的文件版本适用有效，领用人应填写《文件发放/回收记录》。
（2）因文件破损而重新领用新文件时，其文件发放号不变，但必须收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的发放号，并注明丢失的文件的分发号失效；办公室应做好相应发放签收记录。
（3）持有人调离岗位时，办公室及时将发放的“受控”文件收回，并填写《文件发放/回收记录》。
4.6  文件的保存、作废与销毁
4.6.1 文件的保存
（1）管理体系文件均必须在干燥、通风、安全处存放；
（2）各部门使用的文件由本部门自行保管；
（3）任何人不得在受控文件上乱涂滥划，不准私自外借和复印，确保文件清晰、易于识别和检索。
（4）以电子媒体等形式体现的管理体系文件应定期拷贝复制并注意安全保密。
（5）各部门保管的文件，保管人应随时与职能部门联系，检查文件版本是否适用有效，必要时重新领用适用的新版本文件。
4.6.2 文件的作废与销毁
（1）失效或作废文件由办公室及时从所有发放或使用部门撤出并加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；
（2）作废文件由于参考等原因需保留时，在其封面加盖“作废留用”印章；。
（3）需销毁的作废文件由办公室填写《文件销毁申请表》，经管理者代表批准后由办公室负责销毁。
4.6.3 文件的借阅、复制
      借阅、复制与管理体系有关的文件时，应认真填写《文件借阅申请表》，由总经理批准后方可借阅、复制，复制的受控文件必须由办公室登记编号。
4.7 文件的修订和重新批准
      必要时，可对现行文件进行评审与更新，并要再次得到总经理批准。当文件需要重新修订或修改时，由原编写部门提供相应的背景资料，并报总经理重新批准。文件更改修订后应标识新的版本号以便识别文件的更改和现行修订状态。
4.8 外来文件的控制
（1）办公室负责公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件的控制，收到此类外来文件时，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
（2）办公室负责收集国内外相关法律法规、行业标准等的最新版本，并进行符合性评价后按其本身编号分发到相关部门使用，同时将旧标准收回。
（3）办公室应将收集到的上述标准及其他与管理体系有关的外来文件填入《法律法规清单及符合性评价》表中。
4.9  管理者代表每年组织内部审核时，应组织对现有管理体系文件的适宜性进行评审，并在内部审核报告中做出评价意见，各部门应结合平时使用情况提出建议或意见，必要时予以修改，修改时按4.7条规定执行。
4.10 记录表单的管理按《记录控制程序》执行。

5.  相关文件
5.1 《记录控制程序》            
6.   记录表单
6.1 《文件发放/回收记录》   
6.2 《文件更改申请单》      
6.3 《文件更改通知单》      
6.4 《文件借阅申请表》      
6.5 《文件销毁申请表》      
6.6 《文件清单》            
6.7 《质量记录清单》
6.8 《法律法规清单及符合性评价》

一介草民

请教楼主，一般来说，技术文件的发行、保管规定等是另做文件还是与此程序合二为一呢？
另外，4.8关于外来文件的控制，办公室人员如何识别其适用性呢？且相应的法律法规的识别，办公司人员如何识别呢，不解，请大家讨论

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一介草民 发表于 2013-8-30 15:06
请教楼主，一般来说，技术文件的发行、保管规定等是另做文件还是与此程序合二为一呢？
另外，4.8关于外来文 ...

技术文件的发行和保管应该遵循《文件控制程序》文件要求的。

这份文件是在网络上找来，让大家在讨论中学习文件控制工作。

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一介草民 发表于 2013-8-30 15:06
请教楼主，一般来说，技术文件的发行、保管规定等是另做文件还是与此程序合二为一呢？
另外，4.8关于外来文 ...

关于4.8外来文件的控制，我个人认为这家公司文控中心设在办公室，当然他们有办法搜集相关的文件了。

119889348

技术性文件由质检部编制？这合适吗？