【原创】关于开会的疑惑

ccsspp454

       每个公司每个部门每个人都会遇到开会。有的人喜欢开会，有的人讨厌开会。有的人长话短说，尽量少开会，能1分钟说清楚的绝不占有2分钟时间；有的人喜欢短话长说，本来5分钟就能说清楚的事情非得搞到1小时，两小时甚至于半天或者全天。有的人开会喜欢小范围进行，有的人喜欢大范围开会，觉得开会就要有动静。有的人喜欢开会前将资料准备好，列出大纲先发给大家让每个参考，然后在会上进行讨论，形成会议决议并进行跟踪；有的人喜欢随时随地召开会议，开会时东扯西扯，扯完了会也开完，参会者不知道开会的目的和意义。


      开会的时机和动机怎么把握这是考验会议组织者会议组织能力的第一个要素。什么时间和什么情况下需要开会，这需要对会议有相当的把握才行。

     开会参加人员这是考验会议组织者会议组织能力能力的第二个要素。小范围开会，可能就小范围人知道；大范围开会知道的人会多，是不是应该。

     会议时间的掌握是考验会议组织者会议组织能力的第三个要素。会议时间太短，会议内容没有明确就散会，开会等于没有开；会议时间太长，大家都不知道会议的重点是什么，也等于没有开。

    会议是否形成决议并进行追踪是考验会议组织者会议组织能力的第四个要素。如果只开会而不形成会议诀要并进行追踪，那么会议也是白开。

   那么要组织一次高效的会议应该怎么办呢？请大家来补充。{:soso_e100:}

oskar

公司内部会议，一般我是这样办的：
1. 至少在开会前三十分钟（提前一天或二个小时都可以）
以mail形式发出会议邀请：时间、地点、与会人员、会议topic，把topic的内容按部门职能拆分并指定责任人和完成时间
发给小组成员或相关人员

2. 找到topic的责任人询问事项进展情况，索取相关资料整理会议资料

3. 开会前十分钟，电话通知相关人员与会；临时不能参加的请其代理人与会。

4. 会议前点名签到

5. 正式开始会议，责任人依次汇报待办事项的处理结果或处理进度，主持人及小组成员确认事项结果是否OK，不OK的请责任人限定完成日期

6. 同时由专人做会议记录

7. 圆桌讨论或提议

8. 回顾会议内容：主要是此次新增加的待办事项、责任人、完成时间；
9. 会议结束

10. 整理会议内容，以mail形式发出会议记录并附会议资料

11. 确认会议事项实际执行状况

关心

开会不是万能的！

angeljue

关心 发表于 2013-11-28 08:07
开会不是万能的！

同意这个观点

沧海桑田

我个人觉得，会议要做到：有疑而会，有会而议，有议而结，有结而果
也就是有疑难问题难以解决，才需要召集大家一起来商议解决，所以会议一定要有主题，即这个会议是需要解决什么问题的。
既然是会议，那就需要大家围绕会议主题在会上充分讨论，不要会上不说，会后说，有问题并且既然开会了，就应该在会上充分的表达个人的观点，力争做到群策群力，如果会上不说，那么会后的说个人觉得就算是乱说了。
既然是会议讨论，那么会议就一定要有结论，这件事情是否找到了问题发生的原因，找到了解决问题的方法，将会上不同的意见及集中，确定解决问题的结论，这个问题由谁解决，什么时候解决，怎么解决，要达到什么效果，会议上一定要有定论，就算本次会议暂时没有得到圆满的解决方案，也一定要明确这件事接下来该怎么办。
会议的结论正确不正确，问题到底有没有得到解决，就需要会后的跟踪落实，有了结论，就一定要得到结果，所以会后的跟踪落实很重要，会议的决议是否得到了落实，落实下去是否有效，如果有效，如何来保证效果的持续，如果无效，那么问题就还没有得到解决，后续怎样解决？这也是一种结果。
所以我觉得，要想会议高效，首先会前的准备要充分，要提前做好会议策划，包含会议主题，哪些人参与，会议需要分发或者展示的资料准备，会议预计时间，会议议程，都是策划的内容。确定了会议主题、开会时间、参加会议人员后，就是发会议通知。
发会议通知要提前发，一定要明确告知与会人员会议的主题，会议时间，为了确保会议的争吵召开，与会人员事先需要根据会议通知做一些工作安排，来保证完整的参加会议，而不是开着会，还挂着很多问题，无心讨论，或者中途不停的有人走进走出，从而影响会议的整体气氛和。如果能提供会议资料的，也应一并在会议通知里提前发放，让与会者提前了解要讨论的内容。
会议上要遵守会议纪律，会议主席一定要做好纪律的维护，不要开着大会呢，下面又三五成群开着小会。同时要确保始终围绕会议主题进行，当有发言者展开到偏离主题时，主席要及时把话题拉回。当出现个别人因某事争执不下时，应及时制止，会后再协调。
会议一定要对决议事项形成会议记录，并跟踪决议落实与执行情况，对于没有按照决议事项执行的，应跟踪落实，有问题的应及时解决。

ccsspp454

关心 发表于 2013-11-28 08:07
开会不是万能的！

关键是怎么开会

提高开会的效率