采购员入门八：交货

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交货为采购作业中最为重要的一环。采购之目的，即在于货物之获取，而交货则是完成采购契约之关键作业。所谓交货，一般乃指货物所有权之移转，移转成立，即表示完成交货。
（一）确保货期之重要性
货期（交货日期）是交货作业中最重要的因素。惟有能够确保货期，才能算是成功的采购。确保货期之目的，是要将生产活动所需货品，在必要的时候，获得供应，俾以最低的成本来达成生产。
所谓“必要的时候”，系指为了要以最低的成本达成生产活动，而预无计划的货品之进货时间而言。所以迟于该时间，固然不好，早于该时间亦非所宜。
兹将延迟交货及提早交货导致增加成本之原因，分述如下：
1．货期的延迟，无可讳言会阻碍生产活动之顺利进行，对生产现场与其有关部门将带来有形、无形之不良影响，致成为增加成本之原因，而其主要者为：
（1）由于货品进货之延误，发生空等或耽误而导致效率之减少。
（2）制品之交货延迟，失去顾客之信用，招致订单之减少。
（3）为恢复原状（正常生产），有需加班或例假出勤，致增加人工费用。
（4）采用替代品或低品质物料，造成修改或误制。
（5）交货延误之频度高，稽催的作业费用增加。
（6）影响员工之工作士气。
2．一般人总以为提早交货并无太大的不良影响，实际上提早交货也会成为增加成本。以下两点为其主要理由：
（1）容许提早交货则会发生交货的延迟。因为供应厂商为资金调度之方便，会优先生产高价格的货品以提早交货，所以假如容许其提早交货，就会造成低价格货品的延迟交货。
（2）不急于要用之货品的提早交货，必定增加存货而导致资金运用效率之恶化。

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（二）货期延迟原因分析：

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2012-11-4 12:48 上传

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（三）适当的货期
如果完全按照请购部门的希望日程，向供应厂商办理订货手续，未必能够期待日程之遵
守。为期能在必要的时候将材料或零件确实拿到手，务必设定适当的货期。
譬如，对于制造品之采购，倘若无视制造业者之生产状况，而一再进行交货期日很短的订货，则势必无法期待以“适当的价格”取得“良好的货品”。
因此，采购人员须要经常和请购部门接触，在友善的气氛中，对于勉强的货期，应妥加协调双方的情况，以设定适当的货期。
所谓适当的货期乃指：
（1）一般市贩品为业者之材料调配期间与运送期间。
（2）制造品为业者之订定制造计划期间、材料调配期间、制造期间以及运送期间。
此外，尚要加上采购人员之能够选定适当的交易对象以及行使有利的采购谈判所必要之期间在内。

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（四）如何确保如期交货
买方可借助下列方式，来确保供应商如期交货：
1．制定合理的购运时间：
即将请购、采购、卖方准备、运输、检验等各项作业所需的时间，予以合理的规划，避免造成供应商爱莫能助，强人所难。
2．销售、生产及采购单位加强联系：
由于市场的状况变化莫测，因此生产计划若有调整之必要，必须征询采购部门的意见，以便对停止或减少送货的数量、应追加或新订的数量，作出正确地判断，并尽速通知供应商，使其减少可能的损失，以提高配合的意愿。
3．期中稽催，驻厂查验：
请供应商提供生产计划或工作日程表，以便在交货之前查核进度，若有落后事情，即促其改善；若已缺乏交货能力，即停止交易，另有来源。因此，期中稽催之目的在于“亡羊补牢”。此外，为了避免交货品质不良，影响到可用数量，对于重要物料应派员驻厂查验，亦可省却将来退货的麻烦。
4．准备替代来源：
供应商不能如期交货的原因颇多，且有些是属于不可抗力；因此，采购人员应未雨绸缪，多联系其他来源，工程人员亦应多寻求替代品，以备不时之需。
5．加重违约罚则：
在签订买卖合约时，应加重违约罚款或解约责任，使供应商不敢心存侥幸；不过，若需求急迫时，应对如期交货或提早交货之厂商给予奖金，或较优厚的付款条件。

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（五）查核的重要性
采购人员如欲期待按照日程进货，则于订货后，必须有计划地进行查核工作。因为如果到了约定之交货时间，才作联络，可能为时已晚，无法补救。
制造品不可能在交货期日一次全部制造完成。其所以未能准时交货，通常都是在交货日期之前的生产过程中，其计划进度与实际进度发生偏差所致。
所以 ，查核的目的是要在尚有的余裕时间可以想办法时，确实掌握进行状况，以便采取必要行动。
关键查核供应商生产之重要环节！

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（五）查核的重要性
采购人员如欲期待按照日程进货，则于订货后，必须有计划地进行查核工作。因为如果到了约定之交货时间，才作联络，可能为时已晚，无法补救。
制造品不可能在交货期日一次全部制造完成。其所以未能准时交货，通常都是在交货日期之前的生产过程中，其计划进度与实际进度发生偏差所致。
所以 ，查核的目的是要在尚有的余裕时间可以想办法时，确实掌握进行状况，以便采取必要行动。
关键查核供应商生产之重要环节！