管理时间是空话，集中精力吃青蛙

Q168

本文作者查大伟(David Chard)是一位领导力培养顾问，在亚太地区拥有30年的从业经验。作为联心管理顾问有限公司（EngagingMinds）的创始人，他全身心致力于通过领导力和领导策略实现个人和组织向敬业型转变。他普通话流利，经常来往中国。

“如果你必须吃掉一只青蛙，不要长时间盯着它看。如果你必须连着吃掉三只青蛙，记得要先吃掉最大、最丑的那只。”




    ——博恩•崔西，《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog!)一书的作者




    如今这个世界日益复杂，我们承受的压力越来越大。在寓意奔腾向前的马年即将来临之际，我们很有必要重新审视备受世人推崇的“时间管理”这个理念。每天的时间似乎永远也不够用，不足以让我们完成所有想完成的事情。那么，为什么有些人总能更有效地利用时间，从而取得比其他人更大的成就呢？



    受本文开头博恩•崔西这段话的启发，我们先把“管理时间”放到一边，去“吃掉三只青蛙”吧。此话怎讲？这里说的当然不是你在餐厅吃的青蛙！相反，我们指的是“三的法则”(The Rule of Three)，一项屡试不爽、旨在帮助我们有效使用时间以获得杰出成就的策略。想了解更多吗？那要看你能不能腾出几分钟读完这篇文章。这几分钟或许会重塑你对“时间”的理解，同时引导你在2014年获得新的成就。你或许将一马当先，让其他人望尘莫及！如果你想受益于“三的法则”，请立刻做以下五件事情。




    1. 明确你的“三只大青蛙”。问自己一个问题：“如果我只能在2014年完成一件将对我的工作和事业产生最大影响的事，它会是什么？”把它写下来。然后再找出一个，也把它写下来。最后再写一个。这就是你的“三只青蛙”。它们很可能是一些非常重要，需要你持续保持专注度才能完成的大事。它们又大又丑！把你的注意力缩小到“三大”重要目标之后，再开始运用时间管理的帕累托定律：“80%的成就源自20%的活动。”它意味着，在一个8小时工作日，效率的差异往往取决于一小时。问题是：你将如何使用这一个小时？

2.先吃掉“最大、最丑的那只青蛙”。我们所说的“又大又丑”指的是，这三项目标中比其他两项更重要、更困难的那个目标。歌德说：“最重要的事情绝不能受制于最不重要的事情。”为了专注于最重要的活动，每天至少在它身上投入你20%的时间，你需要应用史蒂芬•柯维的“时间矩阵”(Time Matrix)。这套矩阵标注了“紧急的”和“重要的”任务
迅速分析这套时间矩阵之后，你就会清楚地发现，最有效的利用时间方式就是专注于矩阵右上角那些“重要但不紧急的”活动。是的，会有许多人和事以“万分紧急”之名，要求你投入时间。其中一些也的确比较重要，不能回避。但除非它们与你的某只“青蛙”有关，你会发现，忙碌了一阵子后，你的时间被一些无法帮你在优先事项上获取进步的事情消耗掉了。耗费时间从事“不紧急，不重要”的活动，这种诱惑总是存在，这些充满乐趣的娱乐活动只会“浪费你的时间”，不会帮助你获得任何进步。




    此处蕴含的信息是：每天至少投入20%的可用时间，从事你的“三只青蛙”之一，它们皆是“不紧急，但重要的”活动。如果你不这样做，你就会身心疲惫，总是被一些紧迫的问题和危机牵着走。简而言之，你会“失控”，任由一些堪称“时间大盗”的“紧急”活动摆布。







    3. 每天保护自己的“青蛙时间”。如何确保你每周有足够时间专注于那些“又大又丑的青蛙”？答案“非常简单，但不容易做到”。它意味着，你需要在你可利用的时间周围划出保护圈，不惜一切代价守住这个保护圈，以有效利用时间。简单地说，“保护你的时间”意味着你必须：



    • 对一些浪费时间的活动说“不”，比如各种打扰，不必要的电话，会议和电子邮件等等。

    • 在日历上划出“青蛙时间”，给予它“神圣不可侵犯”的地位，这样你就可以确保专注于优先事项的时间。

    • 关掉手机，忽略电子邮件，关上门，在允许的时间内“吃掉尽可能多的青蛙”。
    如果有人想打断你，只需向他们解释，这是你的“青蛙时间”，你晚些时候会与他们联系。随着时间的推移，人们就会开始尊重你集中精力的方式，他们肯定也将注意到你正在产生卓有成效的成果。所以：请务必保护你的时间，专注于重要活动，做一个有效利用时间的榜样。

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4. 把“三的法则”应用到你的整个生活。效率不应该只体现在与工作有关的“青蛙”身上！在你生活的每个领域，确认意义重大的“三只青蛙”：



    • 健康

    • 家庭

    • 个人理财

    • 建立关系

    • 成长与发展

    • 放松与享受





    这些就是史蒂芬•柯维所说的“高杠杆”活动：相对于做这些活动需要的时间，它们往往能够产生更加强大的成果。这正是“三的法则”的真谛所在：围绕“重要，但不紧急的”高杠杆活动组织时间。





    应用“三的法则”时，你可以：




    • 挑出本年度的“三只青蛙”

    • 每个季度的“三只青蛙”

    • 每月的“三只青蛙”

    • 每周的“三只青蛙”

    • 每天的“三只青蛙”




    如果你悉心实践这项法则，把20%的时间投资在这些重要事项上，坚持一整年，你就可以取得超出自己想象的成就。而且，你依然可以利用其余80%的时间来处理所有那些“急事”。





    5.创建并严格遵循每天的“待办事项清单”。一项著名的研究重点考察了世界上最成功的一批人，探寻他们高效率的秘密。经过数千次采访，头号因素终于浮出水面：他们都有制定每日“待办事项清单”，还有频繁审视的习惯。一天结束时，他们都不会忘记为次日创建新清单。但这还不是全部。他们不仅每天都创建一份“待办事项清单”，而且还确保每天的“待办事项”包括对自己职业生涯和个人生活具有重大意义的活动。




    下面的消息对许多人来说都是一个坏消息：你的收件箱不是你的“待办事项清单”！我们时常发现，上班族坐下后，往往首先打开电子邮件，然后一件接一件地从事这些事项。当然，他们看起来“很忙”。这个策略的问题在于，它导致你在没有事先安排的情况下，随机使用时间，你的工作注定是低效的！到底应该怎么办呢？



    • 限制你在电子邮件上花费的时间：一天三次，每次用30分钟处理电子邮件。

    • 简明扼要，态度诚恳地回复邮件。千万不要使用“全部答复！”这是最浪费时间的事情之一。

    • 选择与你的“三只青蛙”匹配的事项，优先处理。

    • 把一些不太重要的事项放入“跟进”文件夹。

    • 让人们知道你将在稍后联系他们，你目前正在专注于从事其他事情。

如果不这样做，会发生什么事情？你会让自己沦为“电子邮件的奴隶”。而且你会发现，一天到头，烟冒了不少，但没有多少火苗，几乎没有煮熟任何东西！我知道，这听起来并不容易，有时确实不容易做到。一个大问题是：你想一整天盯着电脑屏幕，即刻回复每个人，还是想展现工作效率？解决的办法是：想方设法地专注于你的优先事项。到了年底时，你不会因为“按照收件次序，及时回复了所有邮件”而获得奖金、奖励，也不会因此得到提拔。



    最后分享一点。时间就是生命。你能在多大程度上利用好时间将决定你能否有所成就。被动、磕磕绊绊地度过每一天是一种极其痛苦的生活方式。有效率意味着你设定好自己的立场，每天专注于你的“三只青蛙”，过滤掉不重要的事情，学会说“不”，直至你攀上事业的顶峰。这一点的确不“容易”做到，这是事实。但光知道这个事实是没用的。现在的问题是：你将如何度过永远也无法从头来过的余生？只有你自己才能决定。




    “我们永远无法真正打破普遍规律。面对它们，我们只能不断重塑自我。”——史蒂芬•柯维。




    祝愿你拥有一个硕果累累、事半功倍的马年！

月牙

从今天开始吃青蛙