员工手册如何履行公示程序

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公示是现代法律法规生效的一个要件。“法不可知，则威不可测”，那是封建时代的法制观念应予抛弃。企业的规章制度是企业内部的行为准则，也应该对适用的对象公示，未经公示或告知，劳动者无所适从，法律也就不认可其约束力。劳动合同法第4条第4款、最高人民法院《关于劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条都明确规定了规章制度向劳动者公示之后才能作为审理案件的依据。

那么，怎么履行公示或告知程序呢？一般包括如下方法，我们分别予以介绍：
会议类方法。如开会讨论，组织规章制度知识考试，组织培训等。注意应保存有关会议或培训的记录，并让员工签字。考试可保留员工提交的试卷。培训可用培训签到表进行记录。
签收类方法。如发放员工手册，或发放规章制度打印版本，并让员工签字，说明已经收到并阅读相关规章制度，且愿意遵守。
公告方法。在单位的公告栏或者单位网站上公告。
电子邮件。向每位员工发送电子邮件告知。
作为劳动合同的附件。说明相关规章制度作为劳动合同的附件，员工声明声明已阅读，附件随合同一并生效。
上述方法中，会议类方法与签收类方法风险较小。电子邮件告知的风险较大。不过，在有员工确认其电子邮箱的情况下，或者在某些单位由单位给每个人分配一个独一无二的邮箱并经员工确认的情况下，采取群发电子邮件告知不失为成本低廉的方式，而且如果能保存发送电子邮件的记录，也是可以作为相当有力的证据的。不过事后在劳动争议程序中，可能会要作一个公证。公告方法最难取证，我们建议只能作为告知与公示的辅助方法，与其它方法配合，不主张仅凭公告方法履行告知程序。否则一旦发生争议，劳动者否认知道规章制度，则面临相当大的风险。
规章制度作为劳动合同的附件，一并由劳动者签收与认可，从告知的角度来看并没有问题。这肯定是一个相当有力的告知的证据。但是这里存在一个问题，既然规章制度成了劳动合同的附件，那也就意味着规章制度的修改和劳动合同的修改一样，必须要经每一名员工同意且分别签订书面变更协议。因此这会给规章制度的修改带来麻烦。所以比较合适的方法是，在签订劳动合同时，可以让员工签字确认，已收到某某规章制度或员工手册，愿意遵照执行，但最好不要在劳动合同中加上“规章制度作为劳动合同附件”或“规章制度作为劳动合同的一部分”这样的表述。示例：“乙方确认已收到甲方依法制定的下列规章制度文件，确认已经充分阅读并愿意遵照执行：                               ”。
在民主协商与公示告知程序之外，还有一点是值得注意的。即规章制度的主体问题。规章制度的发布主体肯定只能是用人单位，而不能是用人单位下面某个科室或部门。实务中，很多用人单位委托人力资源部门或其它部门起草制定规章制度，这都是可以的，但请注意，在正式发布时，一定要以用人单位的名义发布。
已通过的规章制度如果要修改，程序与规章制度的制订是一样的，也要经过民主协商和公示告知程序。
《劳动合同法》第四条将规章制度与重大事项并提，两者的通过程序与公示程序的要求是一致的。上面所说的适合规章制度的各种方法也都适合于重大事项的通过实施。实务中，重大事项主要是劳动定额、福利发放、员工持股方案等事项。