一张表格背后的故事

Q168

黄主任的办公室里。
    周小易将自己想到的招聘解决方案向黄主任作了详细的汇报。黄主任一边听着，一边不断点头表示了对这位部下的支持和赞赏。
    “小易啊，先抛开你提的方案，我说说我的看法。”听完汇报后，黄主任觉得有必要鼓励一下这位下属。

    “好啊。”周小易其实更想听听黄主任是如何看待自己这位新主管的。

    “首先让我感到非常欣慰的是，你能主动思考，并努力寻求解决方案，而不是被动工作；其次，你能够系统地思考这个招聘难题，而不是盲目工作，这一点也非常难得。”

    “是啊！我原来这么好啊！”

    “不过，经验与变通能力还有待于提升。”

    “呃，说到问题了。”

    “有问题，说明你还有提升的空间嘛！其实，我觉得你提的几条措施都不错，只是执行起来难度可能会大点。像第一条：重新梳理招聘流程。你是怎么想的？”

    “黄主任，我们公司目前的招聘流程其实比较混乱，大致是这样的：首先由用人部门提出需求，然后张总批准，最后我们人力资源部门负责招聘。有很多时候，用人部门并没有提交申请单，只是告诉我们张总同意了，而当我们招到人后，用人部门要么说不合适，要么又说不需要了。这不仅占用了我们的时间和精力，还因为招聘需求不清或要求过高，导致招聘陷入困境，很难招到合适的人。”

    “嗯，咱们公司招聘流程这方面是有些问题。那你打算怎么改呢？”

    “我觉得，首先，必须明确所有招聘活动的起点是《招聘需求单》，没有这个表单我们可以不予招聘；其次，招聘需求表单在张总审批前，应该经由我们招聘人员与用人部门共同确认人员需求。”

    “具体该怎么做呢？”

    “我觉得，应该先梳理一下招聘流程，尤其是招聘审批流程，然后再出台一系列的招聘制度，以保证流程的执行。”

    “嗯！这样做的目标是什么呢？”

    “让招聘更加规范、让招聘需求更加科学、合理。”周小易肯定地回答道：“当然，还有就是，减少我们在招聘上所做的无用功，减少不必要的招聘门槛，增加应聘人员的数量。”

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“嗯！你的想法不错，可是在咱们这个还不规范的公司里做流程，恐怕不是很容易啊！而且，任何流程都不可能独自存在，还需要与其他流程做衔接，不可能因为你的招聘工作，让公司启动一次流程再造吧！”

    “可是，现在的招聘流程确实不规范，而且还有很多问题啊！”

    “问题，必须要解决，但解决的方法有很多种，我们可以选择最容易达成目标的那种嘛，不用大动干戈最好了。就以招聘流程为例，其实你只需重新设计一个《招聘需求申请表》，好好规划一下各个部门和领导的审批顺序，不也是在梳理流程吗？不过有一点我要提醒你，不管你如何梳理流程，用人部门可能也不会按照你的要求填写招聘需求。”

    “这又是为什么呢？”

    “很简单，现在咱们公司连工作说明书都没有，他们又怎么可能准确地列出所需岗位的招聘需求呢？”

    “嗯！您的意思是，我就是重新设计《招聘需求申请表》也是徒劳吗？”

    “能取得多大的效果，取决于你的努力了。”

    通过和黄主任的交谈，周小易明白了几件事：第一，自己把工作想得过于简单了，没想到推一个流程都这么难；第 二，一项制度或一项提议的优劣，不在于制度或提议本身，而在于能否行得通，其实，这也是很多企业将咨询公司给量身设计的制度束之高阁的原因所在。不过，黄主任毕竟给出了重新设计《招聘需求申请表》的建议，这也算是给自己的一点儿安慰吧！

    回到人力资源部办公室，周小易让袁书彬和杨欣欣负责设计一份《招聘需求申请表》，并且提出了几项具体的要求。不大一会儿，这两个人就把做好的表格交了上来（如表1-1所示）。

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“你们的这张表格是从网上下载的吧？”周小易对于这两位敷衍自己的属下有些不高兴。
    “是啊？反正都差不多。我们也搜了很多表格，觉得这张表格还不错。”袁书彬不好意思地回答道，杨欣欣早已红着脸不说话了。
    “我刚才不是提了几项要求吗？这张表格连用人部门负责人的签字都没有，以后招错了人，找谁啊？”
    “对不起，周姐，可能是我们还没有清楚你的意图。”
    “不清楚，可以问啊？怎么随便拿个东西敷衍我啊？”周小易明显感觉自己情绪有些失控，又压了压火说：“好了，你们不用管了，我来做这张表格吧！”
    这两个新人低着头回到了自己的座位上。

    看到他们两个人失落的样子，周小易想到以前自己没做好工作时，好像黄主任从来没有发过这么大的火。也许自己确实还没有学会如何当主管，也许是自己的压力过大，把情绪撒向了这两个可怜的新人，总之，连自己都有点儿讨厌刚才的自己了。

     周小易平复了情绪后，又把两位新人叫到自己的办公桌前。

    “刚才，我刚才情绪不太好，你们两位不要介意啊。”周小易带着歉意地说。

    “周姐，是我们没把工作做好。”两位新人回答道。

    “不说了，现在我再把这张表格的设计要点讲解一下，你们两个人一会儿重新设计。”

    “好的。”

    “表格设计的第一个要求：目的唯一性，即一张表格只解决一个问题。这一点你们做的还比较好，无论从哪个方面看，这张表格的项目和标题都是切合的。”

    “原来还有点儿可取之处。“两个新人的脸色稍稍缓和了一点儿。

    “表格设计的第二个要求：精简。不需要或没用的项目不要设计。我们设计的栏目肯定是我们需要收集的信息。比如你们提交表格中的‘岗位编制’一项。在完成定岗定编的企业里，这肯定是必填项，问题是我们公司还没有启动相关工作，这个项目现在就是多余的，而且用人部门也无从填写；至于‘岗位层级’、‘直接上级’、‘下属人数’更是没有必要存在的项目。毕竟我们这张表是工作说明书。”

    “嗯！我们记住了。”

    “表格设计的第三个要求：细致。为了确定尽可能多的细节，我们必须把相关项目细化。比如，招聘要求，可以进一步拆分，学历要求、专业要求、工作经验要求，最好还能让用人部门列明提出这些要求的原因；同时，为了有计划地安排招聘工作，还需要请用人部门列明每个岗位所需人员的最晚到岗时间以及原因。”

    “嗯！这个我们根本没想到。”

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“表格设计的第四个要求：符合审批流程。目前，咱们公司的审批流程，应该是这样的。首先应该由用人部门负责人签字确认，然后由人力资源部审核，经总经理批准后，咱们负责执行。你们设计的表格也应该符合这个顺序。”   

    “招聘不是由您负责吗？怎么会由黄主任审核而不是您呢？”这两个新人表示不解。
    “原因很简单，用人部门签字的是部门经理，所以我们这边也必须是部门经理或以上级别的负责人签字，否则就不合乎职场规则了。”

    “潜规则吗？”

    “呵呵！显规则。”

     快要下班时，两位新人把做好的表格交给了周小易（如表1-2所示）。

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看着这份新表格，周小易又陷入了沉思。“理由”这个项目实在太过扎眼，她的本意是希望用人部门能够慎重而合理地列出招聘要求，只是不知道用人部门会怎么看待这个项目。她知道人力资源部在企业里想改变业务部门做事风格、做事方法的难度。这张表格，能不能推行下去，或者说能推行到何种程度，其他部门会有何反应，其实，她心里一点儿底都没有。

    通常情况下，当一个人对环境感觉不爽时，会有三种反应：第一种，努力适应环境；第二种，选择换一种环境；第三种，努力改造、利用环境。成功者往往属于第三种人,即大成功者，改变大环境；小成功者改变小环境。周小易虽然自认还没有能力改变整个公司环境，但她还是想尽力地改进一些局部的环境，哪怕，只有一点点……

    人生莫大的讽刺在于：喜欢改变环境的成功者常常告诫后来者，你们要学会适应环境。


【作者简介】

    王光伟：咨询公司咨询顾问，实战派人力资源管理学者。

    近年出版人力资源方面著作包括：《绩效量化与薪酬设计操作全案》（机械工业出版社）；《员工培训管理实务手册》、《绩效考核管理实务手册》（清华大学出版社）；《HR新人成长记：人力资源管理入门与提升》（东北财经大学出版社）。