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HR如何做好员工手册

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发表于 2019-5-15 19:13:44 | 显示全部楼层 |阅读模式

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       员工手册,一直都是HR比较重要的法典,也是很多HR推动工作的重要工具。可是,员工手册虽然重要,却有很多HR不知道如何编写,如何运用。曾经有企业开除问题员工,本来是有理的一方,却因为员工手册的不规范,导致问题员工反告企业违法解除合同,白白罚了30万,企业与HR追悔莫及!员工手册如此重要,今天就让我们来系统性的学习一下吧!
 楼主| 发表于 2019-5-15 19:14:01 | 显示全部楼层
一、员工手册头痛的三个方面:

我相信很多HR在制度和员工手册上,会有不少的纠结,原因无非是三个方面:

1、员工手册和制度关系:其实我们很多HR都知道,员工手册和制度是一体的。两者具有同等的效果,但这个时候,就出现了一个很常见的问题:相爱相杀。员工手册和制度方面起了冲突,这个冲突指的是对某个行为或者描述,两者不一致。尤其是在处罚方面,我遇到过一家企业的咨询,他们对于员工打架的事项,员工行为规范管理制度和员工手册中的行为规范条例,处理意见居然不一致。总经理看的是行为管理制度,开除,员工签字的是员工手册中的行为规范,只是严重警告。问我怎么办,我说只能凉拌,用打架是否构成轻度工伤鉴定看解决方案。所以,到底是先有制度再有员工手册,还是先有员工手册再有制度,这个问题嘛,值得我们再研究研究。

2、员工手册如何凝练:其实,我们HR在写制度的时候,就已经很头疼了。很多的制度都是模仿、修改而来,恩,这个不丢人,拿来消化主义也是君子善假于物。可问题是,我们拿来的制度,是东一家,西一家的,难以形成一整套的逻辑体系,更不用说将企业文化、企业战略融入到了我们的制度中了。这个也不能怪我们的HR,因为绝大多数的HR都是身兼多模块,哪有那么多时间去按制度化流程搞下去。又是调查、又是评估、又是征询意见……制度都已经没有那么多时间去搞了,想从制度里面再去高度凝练成员工手册,偶滴个神呐,如果企业的HRM,特别是行政人事经理,既做行政,又做人力,绝对会疯掉的。所以,华为家的员工手册,万科家的员工行为规范,联想家的考勤管理制度,移动家的报销管理规定,那也就正常了(肯定会修修改改的,该有的会有,只是不成逻辑体系而已)。这个起码还有,不错了,很多企业连有都做不到。

3、员工手册修订问题:好几家的企业综合而成的管理制度,也形成了员工手册,问题来了,该如何修订?在这里就形成了大问题。所以,我们就经常看到,一个空降的HRM新到一家企业之后,问:“有制度吗?” 回答:“有;” “有员工手册吗?” 回答:“有。”再问:“执行了吗?”“呃,好像考勤还在执行吧”然后我们打开制度一看,四个版本,再打开员工手册一看,三个版本,都已经五年没变了。而且内容都不一样,到底哪个?不知道,好吧,怎么办?该执行哪个?又没有历史记录和依据,不管了,统统不管,重起炉灶!于是,又一个版本出炉了……肿么办?修订制度都很难。我能理解HRM的做法,因为有时候确实是实在是逼得没办法了。

其实除了以上方面还有其他比如合法性、执行力等方面,已经有很多老师讲了,我这里就不再啰嗦了。从实操和运用场景,我这里给大家解锁几个员工手册的使用小姿势,拿来能用,用则有效。专门针对我们懒人HR的,那种整天忙得昏天暗地都不知道东南西北的小伙伴。(再次说明:此姿势只注实用,不会过多理论,想正规化玩法的看其他老师方法)
 楼主| 发表于 2019-5-15 19:14:16 | 显示全部楼层
二、八个实用的员工手册小姿势

姿势1:不要太重视员工手册。对,你没看错,是不要太重视他。因为你太重视,你就会陷入纠结。我们要对员工手册有个正确认识,这个玩意是干嘛的?你说什么都是对的,从最实用的角度,我们从人性的下限来看,这个就是防而不用,防小人不防君子的。所以,你员工手册越重视,写的越细,越会有漏洞。具体用法在后面说

姿势2:合法化问题。这个问题很多的老师都说了,包含内容合法化、程序合法化。因为很多的老师都说了这个,我就不再说了。

姿势3:正确的废话:员工手册里面,写的全部都是正确的废话。这一点很重要。什么叫正确的废话?比如说我是单休的企业,我相信很多的企业都是单休的,但我在员工手册里不体现,只是告诉你,我是早九点,晚六点下班。其他,没有了。比如员工手册,我要规定,公司会跟你签订劳动合同。有这一条就够了,至于劳动合同内容、签订方式,我一概不说。但是,在员工手册里面一定要有一条,“具体的内容请详见《XXXX管理制度》,如制度有修订,以修订为准,请关注企业OA系统或公告栏。”然后发放员工手册,个人领取签字。只要你们公司没有原则性变化,通常来说,五年内,这种员工手册,无需修改。

姿势4:员工手册发放要有回执单:在发放员工手册的时,要有回执单,回执单里要写一条:“本人已知悉其员工手册及相关内容,并愿遵守员工手册中规定的相关事项”,并签回执单。这句话其实是有一些小技巧的。大家可以分析一下。但光有这个姿势还不行。

姿势5:制度要详细写:员工手册要求只有一条,我拿着这个员工手册,不管给律师,还是给法院看,都是一个标准的范本,放之四海皆标准。无可挑剔。但,企业如果完全按照国家要求来做,得,别活了,得要关门了。所以,肯定会有对员工严厉的地方,这个严厉的地方,在哪里呢?在具体的制度中规定。哪怕是不公平的。注:不公平你不代表你能违法。比如要签订劳动合同,你可以规定不公平的条款,但你不能规定一年合同三个月试用期这种低级错误。所以,制度一定要详细写,能将所有的规定写上去就更好了,你能想到的都往里面塞(内容越多,越容易脑袋看迷糊)。

姿势6:制度尽量找一家的:不作死就不会死,不会写制度不要紧,可以模仿,条款不熟不要紧,可以问,千万不要犯低级错误。包括触犯国家法律、条款之间的打架。遇到这种事情,谁都救不了。最简单的方法就是,制度只找一家的。比如我用某想,就全部用联想的修改。其实,我不建议中小企业的制度找大企业,不实用。就找略大规模一点,制度比较健全的企业做参考修改就好了。因为他们有的问题,我相信你也有。

姿势7:合理利用现代化工具:从制度的合法性来看,程序里需要有公布,需要有征求意见,必须职代会或经过2/3以上通过才行。企业的所有要公布制度都要经过这一套,不死也得脱层皮。都什么年代了,法律还是20年前的。老土。制度不是要征求意见吗?扔到微信或钉钉群,或者群发邮件(要入职登记表的邮件)。让他们以书面的形式提出意见。时间三天。三天后告诉大家,经过三天公示修改稿,如有谁反对请站出(准备磨刀霍霍,开玩笑,谁不想干了?)。将签字版再行公示。(大家都那么忙,谁没事干给你抠长篇累牍的制度)如果职代会或工会就更好办了。直接群里表决。谁不想混了?

姿势8:培训做好视频拍摄:这一关,千万不要省。这是留证据的一关。每个人进场,所有人要参加培训,将培训的人员按部门打上名字,每个人对应名字签,从高管开始签,到部门负责人,到主管,最后到个人。在培训的时候,要拍视频,视频一定要拍清楚哪几个制度,尽量拍到每个人。请假不在的补签,出差在外的参加现场直播,并保留对方参加培训的证据。这个视频和证据,作为最后的一道证据。新人来了更简单,员工手册扔给他,制度扔给他,让他签字。新人只要不是来专业碰瓷的,一般都会签。遇到死活不签的,坚决不要
 楼主| 发表于 2019-5-15 19:15:29 | 显示全部楼层
关于规章制度,需要注意的不外乎就是两个点:

一、程序要合法。

二、实体内容要完善。


基于在劳动关系管理中,惩处条款是非常重要的内容,故本文仅告诉你,企业制定惩处条款时,实体内容上的一些坑。


第一坑:规章制度没有规定怎么处罚。

例子:有些企业在制定规章制度的时候,会有一个章节叫“行为规范”,比如,规定:员工之间应互相尊重、友爱合作,不得争吵、打架、滋生事端。

林小娘子和卫小娘子在工作中发生冲突,就互相殴打起来。公司就以两员工严重违反公司规章制度为由予以解雇了。

庭审调查时

仲裁员问:公司解雇员工依据《员工手册》的哪个条款啊?

回答说:依据的是行为规范章节的某某条。

仲裁员又问:行为规范只是说不得打架,那如果打架的,你们解雇处罚的依据是什么呢?

公司翻遍了整本《员工手册》,也找不到处罚依据。

然后,公司就败诉了。


填坑:

1、员工的违规行为记住要规定惩处条款,没有惩处条款的规章制度,只能是空中楼阁,看上去很美,其实并没什么卵用。

2、在解雇员工时,一定要审查有无处罚条款。如果没有具体处罚条款,公司又想干掉员工的,那就去判断,员工的行为,按照常人来看,是不是一个比较重的违纪行为?如果觉得是的,那就用严重违反劳动纪律或职业道德这个理由去解雇员工。


法条链接:

北京高级人民法院《审理劳动争议案件法律适用问题的解答》(2017年4月24日)

13、在规章制度未作出明确规定、劳动合同亦未明确约定的情况下,劳动者严重违反劳动纪律和职业道德的,用人单位是否可以解除劳动合同?

《劳动法》第三条第二款中规定:“劳动者应当遵守劳动纪律和职业道德”。上述规定是对劳动者的基本要求,即便在规章制度未作出明确规定、劳动合同亦未明确约定的情况下,如劳动者存在严重违反劳动纪律或职业道德的行为,用人单位可以依据《劳动法》第三条第二款的规定与劳动者解除劳动合同。
 楼主| 发表于 2019-5-15 19:15:46 | 显示全部楼层
第二坑:惩处条款的内容违法。

例子:某公司《员工手册》规定:公司禁止在职员工谈恋爱,违反的,视为严重违反公司规章制度,公司有权要求一人离开公司。

顾二叔和盛明兰在工作中相识、相恋、相爱,被公司知道了,HRD将两人叫到办公室说,一个月之内,两人之中必须有一个人离开公司,让顾二叔和盛明兰做决定谁去谁留。两人对此十分生气,不理解公司为什么要制定这样的规定,都拒绝离职。一个月之后,盛明兰收到了公司的《解除劳动合同通知书》,说盛明兰严重违反公司规章制度,公司予以解雇。

分析:婚恋自由是法律赋予公民的基本权利之一,公司《员工手册》的该规定,实际上是限制了员工的婚恋自由,侵犯了公民的基本权利,该规定违法,故公司依据该规定解雇盛明兰属于违法解除。


填坑:审查惩处条款的内容是否合法,违法的,予以修订。


第三坑:惩处条款的内容不合理。

例子:某公司《员工手册》规定:员工旷工一天的,视为严重违反公司规章制度,公司有权解除劳动合同。

齐衡旷工一天,公司遂解雇了齐衡。

法院判决:齐衡系普通白领,员工手册中“员工旷工一天的,视为严重违反公司规章制度,公司有权解除劳动合同”的规定,对劳动者过于严苛,本院对上述员工手册规定的效力不予认可,该规定不得作为解除齐衡劳动合同的依据,某公司据此解除齐衡的劳动合同,违反法律的规定,属于违法解除劳动合同。


填坑:

1、审查惩处条款的内容是否合理,不合理的,予以修订。

2、怎么审查合理性呢?主要是看,是否符合社会的普遍认知,是否符合公序良俗的原则,如果条款本身不近情理的,就会被认定为不合理。

3、旷工一天,是否构成严重违反规章制度,要结合员工的具体工作岗位和工作内容来判断。比如说,有些生产岗位,员工未经请假无故旷工导致公司未能及时安排他人顶岗的,整条生产线就要停工,就会给公司造成重大经济损失。这种情况下,规定旷工一天为严重违反规章制度的行为,就具有合理性了。
 楼主| 发表于 2019-5-15 19:16:01 | 显示全部楼层
第四坑:惩处条款规定的违纪情形未明确何种具体处罚措施。

例子:某公司《员工手册》规定:有下列过失行为之一者,公司将视情节轻重、后果大小、认识态度等的不同,给予不同的处分:(一)工作时间着装不整,不佩戴工卡,行为不检,有对他人不礼貌的言辞或行为的;(五)因言语不礼貌、服务不周,引起客户或其他部门投诉的;(九)有消极怠工或罢工的……对以上过失行为处分办法如下:(一)、辞退;(二)记过、降职、降级;(三)、书面警告、通报批评。

分析:该公司的《员工》未对违纪情形予以分类:一般过失行为、比较严重的过失行为、非常恶劣的过失行为。而且,各种处罚条款也是混杂在一起,无法明确某条违纪行为具体应给予何处罚,比如:员工不佩戴工卡,公司是给书面警告处分,还是通报批评处分还是记过处分。此外,所谓情节轻重、后果大小、认识态度等,也没有细化具体的认定标准。


填坑:把违纪行为予以分类,不同类型的违纪行为,对应具体的违纪处分措施。


第五坑:规章制度规定的惩处条款自相矛盾。

例子:某公司《员工手册》,第六章奖惩制度规定:泄露公司或其客户的商业秘密给他人的,给予解雇处理。第十章保密制度规定:泄露公司机密给公司造成经济损失3000元以上不满10000元的,给予记过处分。

因王大娘子不小心泄露公司的商业秘密给康姨母,给公司造成经济损失5000元,公司对王大娘子予以解雇处理。

法院判决:王大娘子的行为,比照公司的《员工手册》,有两种处罚方式,一种是给予记过处分,一种是给予解除劳动合同处分。对此,本院认为,同一行为能够以较和缓而不破坏现有关系的方式惩戒时,不应当选择较为剧烈的以打破现有关系的方式惩戒;能够以较轻处罚方式惩戒时,不应当适用较重的处罚方式达到惩戒目的。否则,这样的规则即不公平。本案中,王大娘子虽泄露了公司的商业秘密,按照公司的规章制度,公司应当采取记过相对和缓的方式处理王大娘子的违纪,而不应当选择直接解除劳动合同的方式激化双方之间的矛盾。故公司以王大娘子泄露商业秘密为由解除劳动合同,因不公平合理,本院对此不予采信。


填坑:审查惩处条款是否存在着相互冲突的情形,存在的,予以修订。

 楼主| 发表于 2019-5-15 19:16:17 | 显示全部楼层
第六坑:惩处条款与劳动合同的约定不一致。

例子:某公司的《员工手册》规定:员工连续旷工三天以上的,公司有权解除劳动合同。公司跟盛墨兰签订的《劳动合同》约定:员工连续旷工五天以上的,公司有权解除劳动合同。

盛墨兰连续旷工了3天,公司予以解雇。

法院判决:根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(二)》第十六条的规定:“用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致,劳动者请求优先适用合同约定的,人民法院应予支持。“故本案应当适用双方劳动合同的约定,即只有盛墨兰旷工达五天的,才符合公司可解除劳动合同的情形。但是,本案中,盛墨兰旷工仅有3天,所以,公司与盛墨兰解除劳动合同的行为缺乏依据,应承担违法解除的法律责任。


填坑:

1、审查惩处条款与劳动合同约定的一致性。最容易避免发生冲突的操作是:劳动合同约定个性、固定(一般不变更)的内容,规章制度规定共性、容易修改的内容。

2、建议在劳动合同中增加一个条款:《员工手册》作为本劳动合同附件一并执行,本劳动合同条款与《员工手册》的规定不一致时,条款自动失效,以《员工手册》的规定为准。


当然,即使告诉你这些坑,也不代表你一定都能填好坑。所以,文末福利大放送,赠送一套俺起草的《奖惩制度》的模板,傻瓜式照模板借鉴就好。
发表于 2019-5-15 20:29:15 | 显示全部楼层
很多企业的HR特别不专业,更谈不上六大模块或八大模板了
 楼主| 发表于 2019-5-16 08:18:46 | 显示全部楼层
海之月 发表于 2019-5-15 20:29
很多企业的HR特别不专业,更谈不上六大模块或八大模板了

嗯,是的,现在的专业性都留给质量人员去学习了。
发表于 2019-5-22 09:33:26 | 显示全部楼层
学习了,让管理人员都学习学习!
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