从组织和流程的角度梳理岗位职责

海之月

从组织和流程的角度

梳理岗位职责

     在企业中，战略决定了企业做什么，流程决定怎么做，组织结构就是为了企业流程的顺利实现而服务的，从这个角度来说，流程决定着企业的组织架构，做同样产品的企业，因为内部运作流程不同，企业组织结构就可能有很大差异。

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组织、流程与岗位的关系 简述

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     企业依据专业化分工原则将职能归类形成了部门，部门内的岗位则是组织最基本的单位，一方面岗位需要承接组织目标，知道要做什么，这就是所谓的“做正确的事”；另一方面，不同岗位人员需要知道自己在整个流程中的位置，知道与其他岗位的协作、汇报等关系，这就是所谓的“正确的做事”。因此在做岗位职责梳理时，既要考虑部门需要做的事，也就是部门职能，又要考虑岗位具体的工作流程。

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职责梳理前准备

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     开始岗位职责梳理前，需要做好两项准备工作：
一是清晰组织结构和部门内岗位的结构，
二是清晰各部门的职能。前者的目的在于了解各部门的岗位设置以及岗位的上下级关系，后者的目的在于清晰各岗位需要承接的各项部门职能。
在实际操作中，可以通过工作分析、问卷、访谈等调研手段，快速确定岗位清单和部门结构，同时，通过对企业整体价值链、制度规范的理解以及访谈中的信息交流与实地考察，确定部门职能。至此，岗位职责的准备工作基本完成。

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岗位职责梳理

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    岗位职责编制的整体思路来源于部门职能的分解和流程分析。因此首先需要将部门二级职能按照职能的整体工作流程分解成为三级职能，
例如，人力资源部二级职能招聘管理就可以分解为以下三级职能：
招聘需求分析、招聘计划制定、招聘实施、评估改进等内容。
在梳理三级职能时，可通过PDCA原理或管理的五大职能（计划、组织、指挥、协调、控制）节点进行分析，以确保职能分解的完整，避免产生职能交叉、空挡、重叠等问题。

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     其次，应用下表，将三级职能按照实际工作流程分配至各岗位。一个三级职能可能分配到几个不同的岗位中，因此在分配时除了在对应岗位的空格处打钩外，还可将该岗位需要做的动作填入下面的表格中，例如拟定、审核同一文件就应分配给不同岗位，体现流程中各岗位之间的协作。分配完成后，根据内控等原则，进行权责分配合理性的检查，同时确保三级职能的完全分配无遗漏。

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      三级职能分配至各岗位后，就可以编制各岗位的岗位职责了，根据各岗位的具体作业流程或作业规范，运用基础的 “动词+名词”的编写形式，或进阶版 “工作依据+动词+名词+目标”的编写形式，对实际工作流程中的各项活动进行适当合并与合理切分，确保各岗位的职责中与管理相关的职责和与业务相关的职责占比合理，并根据重要性或流程性顺序排列，最终形成8至10条岗位职责。
本文从组织和流程角度出发，阐述了组织、流程与岗位职责之间的关系，利用以部门职能分解、流程梳理为基础的岗位职责编制方法，使得部门任务得以承接，部门人员清晰具体如何分工与协作，增加了组织的柔性运作和对环境的适应能力。