质量人，懂得如何汇报

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gaowenhua

发表于 2021-5-17 13:45:58 | 显示全部楼层 |阅读模式

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　　在职场上，给老板汇报工作，几乎是最佳的表现机会，老板可以直接看到你的能力。但并不是每一个职场人都能把握好这样的机会，很多人工作没少做，可是不会给老板汇报工作，做的再多都白搭！

　　有个老板带着公司员工去打保龄球。

　　开始时，大家玩得很高兴，自发地分成两个小组，相互探讨经验，研究保龄球的打法，营造了很积极健康的竞争氛围。

　　等大家玩了一会后，老板让人在球道上拉一个帘子。

　　这样一来，打球的人还可以继续打球，但是看不到球的滚动路线，看不到结果。

　　

　　很快，大家就失去了玩下去的兴致。

　　这时老板向大家道歉，并说明了这样做的理由：

　　想让大家了解汇报、反馈的重要性。

　　老板表示，下属如果不主动向领导汇报工作，反馈工作进程，领导就会云里雾里，不知道下属工作进展情况：

　　是否遇到了困难？是否走了误区？是否能够在规定期限顺利完成？

　　作为下属，不要等着领导叫你才汇报工作。

　　主动汇报，让领导及时了解你的工作情况，察觉出你工作中的问题，给予指导和帮助。

　　这样不但可以避免执行跑偏，还能有效地化解危机。

　　汇报工作，有助于消除上下级之间因沟通不畅引起的误解。

　　比如，领导交代你一项工作，你干了一天，晚上还加班，但没完成，第二天接着干，到了晚上终于干完了。

　　但是你没有主动汇报，而是等到第三天领导找你时，你才汇报工作。

　　领导说“一个简单的工作怎么搞这么久？”

　　相信听了这话，你会很委屈，连续两天加班加点地干，领导还说你慢。

　　其实，不必抱怨领导，错的是你。

　　如果第一天晚上加班时，你打电话给领导汇报一下工作进展，说你一直工作到现在，今天完不成。

　　如果晚上不方便打电话，下班时把进展情况汇报一下，第二天继续这样汇报，看看领导还会不会怨你？

　　主动向领导汇报工作，还能体现出你尽职尽责、认真工作的职业态度，能给领导留下很好的印象。

　　1

　　糟糕的汇报

　　

　　向上汇报很困难，是因为坐在你对面的可是聪明又强势的高管们。

　　职位越高的人，注意力时间越短。副总裁的注意力可能是3岁小孩的水平（约2分钟），而CEO基本也就1岁小孩的水平。如果1分钟之内你不能抓住他的注意力，你的汇报就基本输给了他的手机或者干脆被打断了。

　　成功的汇报总是相似的，而糟糕的汇报却各有不同。以下5种常见的糟糕汇报，看看你是不是也中招了？

　　1）自说自话型

　　听的人已经面露不耐烦，或者开始玩手机发邮件了，汇报的人还全无觉知，沉浸在自己的内容里，自顾自的讲。整个汇报过程就像是一场独角戏。

　　通常这样的人又分两种情况，一种是没意识，一种是没办法。

　　没意识的人意识不到汇报不是一个单向的过程，而是一场双向的互动。他只想着把自己准备好的内容讲完，却完全没想过去关心别人是怎么看的。

　　没办法的人其实注意到了自己已经丧失了大家的注意力，只是不知道该怎么把老板们的注意力拉回来，只能在恐慌和自我怀疑中硬着头皮说下去。而且越快说完滚下去越好，反正横竖都是死，还不如死的快点儿。

　　2）求赞赏/求抱抱型

　　有的人害怕汇报、看见老大们就手足无措，但也有的人汇报工作时总给人用力过猛的感觉。其实这是同一个问题的两种极端表现而已。这个问题就叫：把汇报工作当作展示自己的舞台。

　　对于这种试图从高管那儿求认可，求赞扬的人，我只能说，停！你想太多了。

　　因为对你来说，你的汇报无疑是非常重要的。但对于高管们来说，他们可能需要同时处理几十个不同的信息，你的汇报只是他繁忙工作中的一小项而已。所以别太把自己当成宇宙的中心。

　　

　　与之相对的，是另一种类型，就是求抱抱型的。他们在汇报的时候不是在讲别的团队不配合，就是诉说可用的资源多么匮乏。

　　据《向上汇报》中一项针对高管们的调查显示，只有一半的人在做汇报的时候，能保持一个中正的合作态度，而另外一半，不是来祈求赞赏求认同，就是怀揣着愤怒的情绪。

　　但事实上，你的汇报就只有一个目的，那就是帮助高管们做决策，以及你能够为他们做什么，或者需要他们为你做什么。任何跟这几条无关的信息都没有价值。

　　3）讲不到重点型

　　这实在是太常见了。我相信你也一定有过这样的经历，听的时候就在想，这位到底在讲什么？！更重要的是，他到底想要我干什么？

　　多年前在一次公司的员工大会上，美国总部过来的CEO给在座的几千名员工讲话，进入到回答问题的环节了，只见中间排一个男同事站起来接过话筒开始提问。这哥们说了足足有两分钟后，台上的CEO实在忍不住了，打断他问了一个问题：Where is your question? (你的问题在哪儿呢？)

　　

　　我不知道当时在座的有多少人听出来了CEO问的不是 “What is your question?”（你的问题是什么）而是 “Where”. 这一个字充分体现了他当时如何被这位男同事漫无边际散乱无章的问题给绕懵了，都两分钟过去了，别说问什么了，就连问题在哪儿都不知道。

　　也有人觉得我之所以讲不清楚，是因为英语不是我母语。但其实这根本跟语言没关系，归根到底是中心思想不清晰，缺乏逻辑和架构！不信，你让他用中文说一遍，还是那么听不懂！

　　4）我的顺序不能乱

　　我们通常都会为自己的汇报做准备，而这个准备好的汇报是有我们自己的内在逻辑的。然而当你在跟老板过汇报的时候，他可不会按照你设想好的逻辑来。

　　老板的思维经常是跳跃型的，而且他们只想听自己关心的，不想陪你玩儿。当你说到第一点的时候，他可能早就跳到了你原本准备说的第10点，接下来又可能会绕回到你的第5点来提问。

　　然而有的汇报者却会非常的执着，缺少灵活变通，非得回到自己的逻辑才能讲下去，完全不能跟着老板的节奏走。这不仅让他关心的问题没有得到回答，还会觉得你啰里吧嗦，思路不清。

　　这种汇报者出了会议室一定会反过来骂老板逻辑不清，而完全没有意识到你的逻辑不重要，老板的逻辑才重要。你是来陪他玩儿的。

　　5）光说问题没有解决方式型

　　有一次有个员工来跟我汇报工作，上来就说我们最近新上的这个产品有可能会有这样的问题，那样的风险，足足说了3分钟，列举了七八条需要去考虑的风险点。我问他，那这么多潜在的问题，你建议怎么去修正呢？

　　他楞住了，过了几秒钟，回答说，我就是提醒一下有这些问题。

　　

　　在团队中需要有这样能够及时发现问题，看到风险的人，但在汇报工作的时候，如果只聚焦在问题上，却不带着解决方案哪怕就是个思路来，只会让老板觉得你是来抱怨或者拖后腿的。

　　提出问题是最容易的，而有解决方案才是难的。如果只是把问题扔出来，你是指望老板来替你解决问题吗？

　　说到底，一场汇报不是为了让你显得很聪明，而是为了能够给老板更多的想法和反馈，从而有助于工作开展。

　　2

　　汇报技巧

　　那么，汇报工作具体要注意什么呢？

　”

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gaowenhua

楼主| 发表于 2021-5-17 13:49:30 | 显示全部楼层

　什么时间汇报，怎样汇报？

　　下面我们就来详谈汇报技巧。

　　1）时间跨度较短的工作：什么时候完成，什么时候汇报

　　领导交待的工作，各式各样。

　　有的工作三五分钟就能完成，比如复印一份文件。

　　有的工作一天之内就能完成。

　　对于这些工作，最好什么时间完成，什么时候汇报。

　　我进入职场的头几年，在一家大型的外资企业工作。

　　记得有一次，领导让我统计一个报表，我工作到晚上十点多才完成。

　　

　　当时领导早就下班了，于是我给领导打了个电话，说报表已经统计完成了。

　　领导说：“好，好，工作到这么晚，辛苦了，快点回去休息吧！”

　　领导的话语尽显关怀，让我觉得加班是值得的。

　　如果我不打这个电话，领导认为我很快就做完了，但不知道我这么辛苦。

　　后来我总结了一条汇报经验：

　　对于短时间内可以完成的工作，尽量做到什么时候完成，什么时候汇报。

　　如果做得好，领导会予以表扬；

　　如果做得不到位，经过领导的指点，还有时间去修改和完善。

　　如果一直拖到下班时再汇报，一旦发现工作执行走样，那你可能要加班或第二天修改，这样也耽误了你的时间。

　　2）时间跨度较长的工作：坚持每天汇报，让领导了解进展

　　对于时间跨度较长的工作，比如：三五天甚至一两个月才能完成的工作，就不可能等到完成时再汇报。

　　尤其是做市场的，几天之内不可能产生效益，需要一段时间的投入才有收获。

　　那就得主动报告你的阶段性工作情况，让领导对你的工作进程心里有谱，便于领导帮你把关。

　　适时给你提供工作指导，确保你的工作有条不紊地开展，直至圆满完成。

　　3）汇报重点，不说废话

　　

　　老板（领导）通常都很忙，或者看上去很忙。

　　他没时间，也没兴趣听你事无巨细地汇报事情的来龙去脉。

　　特别是当工作没完成，你应该先说出来，再说明没完成的理由。

　　切不可先说一大堆理由，然后说工作没完成，这样领导会认为你在为自己辩护、推卸责任。

　　同样是工作没完成，先说结果与后说结果，给领导的印象会截然不同。

　　说完结果后，领导可能想听你说说工作过程。

　　这时一定要挑重点，切勿不分主次，面面俱到，一股脑倒出来。

　　这样不仅吸引不了领导，甚至会适得其反。

　　为此，你汇报之前，最好列个大纲，在心里明确要讲的几点，这样汇报时你才能做到重点明确、繁简适度。

　　4）关于工作困境，汇报的时候提出一些建议

　　如果是例行性的工作汇报，那一般都很简单，但如果工作遭遇困难，汇报就会令人头疼。

　　

　　本来遇到问题了，老板心情就不好，还得绞尽脑汁帮你善后，可想而知这个汇报过程多么痛苦。

　　可是，如果遇到问题不向老板汇报，那就是你的失职。

　　所以，在汇报问题时，永远带着建议去。

　　有理有据地找出事实背后的本质问题，得出结论，形成决策意见，供领导选，这才是优质的汇报。

　　5）汇报时机：未雨绸缪，带着预见性汇报

　　未雨绸缪永远都比亡羊补牢好。

　　当工作即将进入到下一个议程时，你应该提前汇报；

　　当你预料到工作可能无法如期完成，更要提前汇报，说明原因，让领导有个心理准备。

　　未雨绸缪能给大家留出解决问题的时间，从而找到变通的办法。

　　反之，等到出了问题才去汇报，就会让你和领导都陷入被动。

　　6）汇报原则：实事求是，切勿弄虚作假

　　很多人向领导汇报工作时，喜欢讲成绩、讲好事，对于问题和错误则轻描淡写，甚至干脆隐瞒不报。

　　这会影响领导对客观情况的了解，贻误决策时机。

　　可能会使小问题变成大危机，这对公司发展是致命的。

　　

　　在德国摩登公司的发展史上，曾出现过这样一件事：

　　一线员工发现公司的大客户单方面终止了合同，马上给主管打电话汇报：

　　“主管，不好了，公司的大客户丢掉了，这直接影响我们的效益啊！”

　　这是实事求是的汇报。

　　主管压住内心的慌张，假装淡定地说：

　　“慌什么啊？镇定一点！”

　　说完他思考了一会儿，组织了一下语言，然后给上司打电话：

　　“经理，市场部出了点问题，一个客户流失了。”

　　这是典型的轻描淡写，而且用词模糊，很容易误导人。

　　经理说：“流失一个客户怕什么，我们公司的客户还有很多，继续开拓市场，争取获得更多的合作。”

　　正在这时，公司总裁给经理打电话，了解市场开拓情况。

　　经理笑着说：“总裁，你放心，市场开拓得很好，一切尽在掌控之中，很多客户都与我们有合作的意向，很快我们就会拿下他们。”

　　这是在自说自话，其实根本就没有了解实情。

　　总裁放下电话，心里很踏实。

　　然而，一个月后，公司召开月销售会议，总裁才得知市场部出了严重的问题，老客户流失，新客户没有……

　　这个案例是典型的报喜不报忧，正如英特尔公司的总裁安德鲁·格鲁夫所言：

　　“高层领导有时直到很晚才明白周围的世界已经发生了变化，老板则是最后一个知道真相的人。