跨部门沟通技巧的天龙八部

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stevejin

发表于 2012-12-25 12:22:41 | 显示全部楼层 |阅读模式

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　　为什么企业内各部门都是为了一个共同的目标，却经常各执一词，互不相让？

　　为什么各部门之间经常有小部门主义，在沟通协作上，产生内耗？

　　为什么我们沟通的出发点是要解决问题，却引发出很多坏情绪？

　　为什么尽管我们表达的很清楚，但对方仍然误解我们的意思？

　　为什么人们抱着美好的愿望，却达不到理想的沟通效果？

　　为什么我们是用心沟通，对方却感受不到？

　　为什么我们会感觉到有些人真的很难沟通？

　　部门之间该如何有效沟通，协调作战？

　　企业部门设置越来越多，越来越周全，于是，各部门之间由于诸多原因引发的工作效率低下，互相推委，甚至影响企业正常运营的事件会经常发生：在公司面临的客观环境无法改变，企业目前的客观机构设置和制度无法做出调整的状况下，如何让各部门之间能顺畅的配合齐心共力呢？

　　其实，对于主管来说，跨部门沟通确实是一件重要的工作，但也是一件令人头痛的麻烦事。尽管小心再小心，不断联系、再确认，但各种大大小小的问题却是一波未平、一波又起，让人疲于奔命。跨部门沟通是组织沟通中最难的一种沟通形式，因为在这里权利不再发挥作用，即使有冲突时不能被权利所控制，就会直接明显的表现出来。有效沟通是很多技巧和方法，使我们可以勇敢地面对各种沟通的障碍，正视人性的弱点，合理应对，达到理想的效果。

　　因缺乏有效沟通而导致的执行力低下是困扰绝大多数企业的难题，而缺乏有效沟通的一个明显的现象就是部门之间互相扯皮。在日复一日的日常工作中，无论是管理层还是员工都会逐渐迷失方向，沉浸在各种管理细节中无法自拔。在这种情况下，他们往往会认为自己努力追求的目标完全代表了企业的最大利益，他们对别的部门的工作从不理解慢慢变成失望，甚至演化为敌视。也就是说，部门之间的争斗是企业管理上的痼疾，一般很难避免。

　　当前，众多企业都趋于扁平化，使得跨部门之间的沟通更加频繁。部门之间地位平等，不存在上下级关系，按说沟通应该比较容易。但现实的情况是，部门之间协调的成本相当高昂，这种沟通成本不仅存在于大规模组织内，同样也困扰着中小型公司。许多事情，其实并不复杂，而是相互之间的沟通不畅，以至于要搬出上司，甚至是上司的上司来协调。绕了大大的圈子，走了长长的弯路，耽误了你我他的宝贵时间。俗话说，浪费时间就是浪费金钱，这其实就是高昂的沟通成本。有句话说得很直接，搬出上司来协调，就是你我他的沟通无能。有效的沟通，能节约大家的时间，避免占用上司的时间。

　　在公司里，跨部门沟通是很重要的，员工和中级主管花在内部沟通的时间大约占其工作时间的40%-50%，而对于高层主管，这个比率会更高。如何提高公司内部沟通的有效性以改善运营效率呢？许多快速发展的成长型企业，随着市场业务的拓展，部门设置越来越多，职责分工越来越明确。具体来说，企业采用跨部门沟通技巧的天龙八部——

　　一、不妨轮换岗位

　　企业应该鼓励岗位轮换，请业务背景的人员担当人力资源、培训、行政、商务管理等支持部门的主管。比如，IBM、HP近几年在中国市场都有类似实践。摩托罗拉与亚信的CFO对各自市场业务的分析与深度介入，使得这个传统的“后勤”部门与核心业务水乳交融，相得益彰，从而在根本上调整了他们的团队判断问题的角度及行为方式。这样一来，“后勤”部门就能够更多地从市场、从竞争的视角去满足核心业务的需求了。

　　二、提高沟通技能

　　沟通是管理的血脉，是整合管理所必需的计划、组织、指挥、协调和控制等职能的必要手段，所以说“沟通无处不在”，跨部门沟通尤其要讲究沟通艺术，所以，管理者提高沟通技能，包括有效倾听及保持沟通的简洁准确性。公司内部沟通中，大家往往急于表达而疏于倾听。通过多次团队的现场演练、游戏等，在交流中，如果双方或至少一方多一些专注倾听，适时复述、提问以确认关键信息，并予以适当的反馈，那么沟通的有效性（即准确、省时、较少冲突）就大大提高了。

　　三、扁平的组织结构

　　引入项目管理——扁平式沟通与协作能提高效率，有统一的项目经理做决定，减少分歧与部门各自为政的心态（如果有一天可以这样做，现在只能尽量加强部门间沟通交流，上层经理更需重视彼此的交流，达成共识）；

　　四、有效的绩效管理模式

　　有效的较小管理模式是建立在责任明细的基础上的，把目前存在的经常性出现的一些协作性问题，纳入考核指标，可以试一下的。我把一些部门内的职能岗位考核内容进行完善，但可能还有一个问题，如果不是整个公司进行改善，个别部门一个实行，可能效果会有点问题。

　　五、永远不要嫌麻烦

　　跨部门沟通的一个重要原则就是永远不要嫌麻烦。不要以为开完会就没事了，事后应该随时保持联系，主动了解其它部门的工作进度，掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了，而是要主动而持续地沟通，预防问题的发生。很多人常常抱怨：“事情怎么会这样，为什么不早说？”很多人都有过这样的经验，对方事前都没有主动联系，任由问题扩大，等到无法解决了，才紧急跑来求救。这样导致的气愤也是情有可原，但是如果别人不告诉你，为何你不主动去问对方？

　　六、倡导沟通文化

　　沟通的有效性与企业文化直接相连。没有主管认为持续改革内部沟通不重要，关键在于实际执行。主管人不仅是探路者、指引者和影响者，更重要的是行为者。如果主管人员从不在电梯或走廊与同事们轻松交谈，当他在员工大会上发表演讲后能听到员工们的热烈反响吗？我看很难！另外，就是建立“客户”应对意识，每一个需要你协助的部门都是你的“客户”，使你的客户满意，是你工作的职责，这不仅仅是制度的约束，未来将成为习惯，也是企业文化的部分。

　　七、有效整合部门目标

　　有部门就必然存在部门利益、小团体利益，这是不争的事实。但我们应该整合那种各自为政的部门目标，使部门的各个目标与组织的总目标同心。如很多大企业给部门设定预算目标时，都采取企业内部的计算依据；这样便于考核，但显然这种内部的计算依据是不面向市场的，也就是说部门的预算目标不是面向市场，而企业是面向市场的，它们的方向就明显地不一致。这种企业设置的指挥棒方向性不一致，直接导致部门和企业的想法不一致，“志不同，不与谋”，故而沟通难以为继。

　　八、示范作用

　　对这一点，业内一位职业经理人颇有体会，他说：“你期待员工如何表现，你就要如何表现；你倡导双向沟通、倾听对方，平息部门间冲突，减少内部协调成本，你就要亲历亲为地做给大家看。你认为素质、技能提高和不断学习重要，你就和他们一起去听课，把你读过的好书与他们分享，简单地说，就是去弄，去做，去干。”

　　总之，跨部门沟通的目的是实现跨部门协作，让大企业像小企业一样灵活！有沟通才能把握全局、了解真伪，拓宽领导者视野；有沟通才能凝成合力、构成坚强团队；也只有更好地沟通，才能使人心畅通！

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