谈管理；通过会议纪要反馈工作-企业运营-QPDCA质量论坛

发表于 2012-9-13 21:45:00 | 显示全部楼层 |阅读模式

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茹云和杨臣去分公司，就合作中的一些问题与园区管委会领导进行沟通，随后分公司的张磊把沟通情况进行了反馈和透明。总经理把张磊写的反馈转发给飞鸿和陈娟，让他们修改后发给公司骨干以上员工，以便他们了解情况。

飞鸿看了张磊写的反馈，内容没有什么大的问题，事情基本都写清楚了。但里面涉及的几个人身份不明，尤其是其中反复提到的一个叫李常委的人，感觉象是负责人，但不知这个常委是他的职务还是名字。问了粟总，他竟然也说不清。于是直接给张磊打电话询问。

之后飞鸿把张磊写的反馈改成了会议纪要的形式发给陈娟，陈娟加上了背景介绍后转发给了公司骨干。

工作结束后，飞鸿想到总经理要他考虑如何加强公司总部对各分公司管理的问题。觉得这是一个很好的契机，于是给相关人员发了封信：

张磊及各位同事：

随着公司业务在异地的逐步扩展，会频繁出现员工或与政府或与企业或与合作伙伴沟通以及总经理就一些工作与大家沟通后要向主管反馈透明并抄送给相关人员的情况。在附给大家的张磊写的反馈中，存在以下几个问题：

一是对方人员身份没有介绍清楚；二是沟通的每个内容应该提炼出一个主题，不能等人把所有内容都看完了才知道说的是什么，最好是一看标题就是知道这段主要讲的是什么，再通过内容了解进一步的情况；三是对对方说的内容要进行分类和整理，一件事一件事分开，有的要进行归纳合并；四是沟通的结果表述有些含混不清，应该清楚地表明在哪些方面达成了共识，达成了什么共识，哪些方面双方还有分歧，分歧是什么；四是写得有些随意，日期等信息没有，不利于信息的保存、积累以及日后的管理。

为此，建议今后再遇到类似的情况，最好规范起来，都以会议纪要的形式反馈或记录。现将在张磊写的反馈基础上整理出来的纪要附在后面，以作为模板和参照。

关于产业园招商工作沟通的会议纪要

   时间：X年X月X日下午

人员：X区委常委、副区长、产业园区管委会主任李青；产业园区管委会第一副主任XXX；产业园区招商部部长XXX；茹云；杨臣；张磊

地点：产业园区管委会会议室

记录：张磊

内容：沟通近期产业园区招商工作

   茹云：

1、关于部分企业搬离。（略）

2、关于保证金。（略）

李青：

1、关于协议。（略）

2、对招商的要求。（略）

3、对园区定位及招商企业的要求。（略）

4、对一家农业背景企业。（略）

5、关于税后不达标企业进驻问题。（略）

6、关于园区楼宇分类。（略）

沟通结果：

1、下一步工作重点。（略）

2、品牌建设要做的工作。（略）

3、明确招商任务。（略）

4、通过合同约束已进驻企业。（略）

通过会议纪要的形式反馈或透明工作，其好处有以下几点：

一是可以养成标准化、规范化的工作习惯。飞鸿在政府机关工作过，知道凡是在这类单位工作的人，都必须具备规范化的工作素养。从公文格式、文章结构、用语措辞、文件标题、主送抄送、主题词、盖章用印、文件装订直至用文件夹给领导呈送文件的方式等都是十分讲究的。当然作为企业，没有必要去追求这些繁文缛节，搞一些形式上的东西，也看到过许多人为此而深受其害，痛苦不堪。虽则如此，但飞鸿觉得其中一些好的方面还是有必要吸纳的，尤其是标准化、规范化工作的习惯和理念要养成和树立。工作没有标准，没有模板和规范，多数人就不知道该怎么工作，主管也没有办法去评价其工作的优劣。所以作为已经在业界打拼了二十年、积聚了相当实力的公司，就应该不断地建立工作标准，使员工养成规范工作的习惯。从而无论是对内还是对外，都给人一种正规的、有实力公司的良好印象。而这一切，是要通过员工在每一件事上都遵循标准，规范做事，日积月累，养成习惯后，就会自觉不自觉地展现出来。

二是可以比较清楚全面准确地反映情况。作为一个合乎要求的会议纪要，应该包括会议时间、会议地点、主持人、参会人员、记录人、会议议题、会议内容等。而在会议内容部分，又包括会议过程、会议结果、落实单位和人员等。一份按照这样的结构和过程记述会议情况的纪要，一般都会把情况反映得比较全面而清楚。作为公司来说，异地管理、异地办公是十分频繁的。即便就是在公司内部，也往往会有虚拟小组、小范围的团队工作等。他们沟通、讨论或做的事情，常常都要向主管或有关人员透明和抄送。而看到信的一些人并没有参与会议，如果透明的情况再缺胳膊少腿，他们则完全有可能既看不清楚也搞不明白。如果看了信还要再去进一步了解情况，那么这个信就达不到目的，反而会浪费大家的时间，增加管理成本。

三是采用不同的撰写方法可以减少篇幅并锻炼和提高相应的能力。企业不是机关，没有必要过分讲究用词用语，要讲究效率，所以会议纪要一定不要太长。但又要把事情反映清楚，因此可以在此过程中，锻炼和提升提炼能力、归纳能力、逻辑能力、增强条理性思维等。根据会议性质、规模、议题等不同，会议纪要正文部分大致可以有以下三种写法：

   1．集中概述法（综合式）。这种写法是把会议的基本情况、讨论研究的主要问题、与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。

   2．分项叙述法（条项式）。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法。即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。

   3．发言提要法（摘录式）。该写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据主管布置，需要了解与会人员不同意见的会议，也可采用这种写法。

飞鸿很高兴地看到，在他给大家信件发出后的当天，就有两名员工按照他说的方法，用会议纪要的形式反馈了工作。

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