TOC文选（15） 谈计划与执行 - Eli Schrangheim提点

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TOC文选（15）

谈计划与执行 - Eli Schrangheim提点   

复杂的生产环境可能会激励聪明、成熟的人投入很多时间做计划，他们想找到”最佳的解答”– 以最小的成本得到最大的效果。然而，处理复杂的问题可能带出”敏感的”解决方案，与现实抵触的解答，而最后只是差强人意的结果。

想要知道计划是否”够好”，就检查计划执行的效果，查查是否依照原计划执行，或是大幅经过变更计划呢？如果计划执行结果不是相当贴近原计划目标，可能的原因是过于关注”细节”，对于不确定的影响（墨菲）没给与足够的考虑，或是计划的主要基本假设不正确。

计划(planning)表示『提前做决定（making decision ahead of time）』。在一个不确定环境，提前做决定就避免不了是给墨菲开门。所以，无论计划的目标及利益为何，每个计划都必须有道理，能证明其正当性。了解了这一点，接着应该知道支持有效计划的规则：

•       有效计划的目标是，组织及个人为了达成渴望的高层次的结果，而必须同步化（synchronize）各方面任务（实施过程）。

•       即使看来似乎非常复杂的组织，还是有多余的产能。这些产能可用于舒缓许多变数间紧密的依赖作用，因此，想要能在复杂环境中找到简单的控制，即是在运作现场只有少数部分是达成目标的真正关键所在，其他部分则需要快速调适以配合操作要求。就是说，能够在很短的时间内，调整同步的机制。

o       必然的结论是计划应该专注在真正关键部分的重点同步工作，这些部分如有任何脱轨都会危及目标的实现。因此，为了效能，计划必须聚焦在少数的系统组件，及组件所需的行动，即使是很小的脱轨都不可容忍。

•       一旦清楚呈现计划中真正关键的元素，和需要采取的必要行动决定了，那么这些关键行动必须得到保障，以避免运作的变异及不确定。总之，这些行动必须按规格实施。计划必须包含TOC所说的缓冲（buffer），以利防范环境中的不确定性。

o       其实，大多数的计划含有某种形式的缓冲。但是，大多情况的缓冲是嵌入计划，甚至计划员也不清楚缓冲的存在。例如，一位工程主管可能宣称开发某个产品性能需要六个月。真的吗？是否这样的说法，实际上表示”我们可能三到四个月就能做完，但是为了安全起见，我们不能承诺少于六个月？”相同的情况也发生在编预算。所有部门都会提出超过真正需要的估算。

现在来看一个简单的例子。你计划一个假日旅行，去一个经过仔细研究的地点，但是没去过。你会详细计划每天的行程吗？假如当地的天气不可预测的话，或许你的计划会因天气变化而泡汤。有些景点可能开放有些可能没开。还有你真能决定在每个景点停留多少时间吗？

换句话说，有些行动是该提前计划，例如旅行时间是有限制的，你必须在某日回去），需要事先预定回程的机票。而到机场的时间是计划的关键元素，需要有时间缓冲，以确保准时到达机场。这可能使旅游的最后一站接近机场。相同地，有些重要时间点是需要好好计划，以不浪费宝贵的时间，及防止不必要的风险。

一般的规则简单来说：聚焦到关键地方，在需要的地方使用缓冲。

有效计划与执行的影响

应用上述的一般规则有几个好处。首先，执行上更有弹性。少数关键活动或功能受到足够的保护，使用缓冲来屏蔽变化与不确定性。而不少的非关键地方有多余产能保护。监督关键地方的缓冲，当发现大量缓冲消耗时，要采取行动修正，以防伤害到整体表现。

第二点，吸收掉变异或不确定性，而不对整体系统造成伤害。换句话说，每个修正行动是再造适当的同步机制，这会有局部的效应，不该影响到整个系统。例如，可能需要加班以确保订单准时达交，而在经费上加班不会使整体计划改变。整体预算没变，其他的部分不受加班影响。

第三点，为了成功执行关键的决策，人员清楚知道计划的优先级。尤其在日常运作过程中，各种变化产生的风险必须能实时修正或调整。因而缓冲提供转变的空间，能调整执行决策。换句话说，优先级应该依据缓冲的状况。这个理解对运行会是很大影响，称为缓冲管理确实是TOC的重要贡献。

总之，对复杂的组织而言，计划与执行的关系即是实施简单的、有效的管理的核心。任何简单化的计划必须有相对应的执行方式。

有一点提醒，缓冲是根据直觉判断，与现实的回馈有关连，不要自认为可以找到”精准的缓冲大小。缓冲大小反映出资源必要的产能程度。”有些人碍于追求”效率”，而想要精确的规划缓冲，或缩小缓冲，这就像玩弄炸弹一样，没有好运气就完了。

无论是生产或是项目管理，TOC的方法都是对定义的关键元素建立计划与缓冲，接着按部就班执行计划以达目标。要清楚知道计划与执行的不同及同步的机制。

Q168

无论是生产或是项目管理，TOC的方法都是对定义的关键元素建立计划与缓冲，接着按部就班执行计划以达目标。
磨刀不误砍柴工，计划对执行效果的重要性如此，对关键要素进行计划同时考虑缓冲，不断跟踪计划的执行进度并适时调整计划，保证计划执行的效果。