开会有大学问

薛凯敏

开会是门学问，同意吗？

老A

同意!                       

风清海蓝

         赞同！

海之月

开会技巧          一、会议不要超过两小时       “怎样的会最无聊？”被问到这个问题，一定有人回答“会议太冗长”。只要不是特别重要的会议，不少人都在会议进行中打瞌睡。   
      会议形式化现象在中国一直是一个非常严重的问题。本来不需要的过程，却变成必须的过程；本来不需要讲的话，却变成了必须讲的话；本来几分种开完的会，却需要一个小时，乃至更长的时间；本来一个人讲话的会，却要几个人来讲；本来在这个地方开的会，非要到另一个地方开；本来几个人参加就可以，非要叫来各级领导干部。这样一来，会议没少开，时间没少占，精力没少花，财力也付出不小，但对工作却没有多大的促进和改善。   
      参加会议是我们生活中的一部分，全世界每天要开无数次会议。无论你是与会者还是主持人，都应该学会开会，懂得开会的技巧，使会议开得高效成功。据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。因此如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于任何人或组织都具有重要的意义。      
      联合公司东京总务部长冈本让曾说：“会议时间最好不要超过两小时。”根据他的经验，两小时是一个人集中注意力的极限。事实上，只要超过两小时，会议效率必然下降，而且会引发无数意想不到的问题，比如与会者之间的争执，会议作出错误决定等

海之月

二、开好会议的几个要点
　　　　熟悉会议规范：会议要讨论，讨论难免有争执，所以要“循一定之规则”，这一定的规则就叫“议事规则”或“会议规范”。最有名的议事规则是罗伯特规则，是由美国著名的议学家罗伯特撰写的一本书名“罗伯特规则”而来。国父孙中山先生也撰写过一本叫做“民权初步”的小册子，收录在“建国方略”里。世界上很多国家和地区都有专门的有关议事规则的法律法规，比如台湾就有“会议规范”法规，各种会议都得照着规定议事。“会议规范”内容包括“会议的流程”、“主席的职权”、“纪录的形式”、“各种的动议”、“表决的方式”与“选举的方式和流程”等内容。
　　　　善用会议技巧：开会时最怕主席讲个不停，或者发言乱无章法、毫无头绪，讲了半天也不知道在说什么？这时为了节省大家的时间，让会议开得有效率，与会者就应该善用各种会议技巧，适时地提出「权宜问题」或「秩序问题」，要求主席制止不礼貌、超出议题的发言，该搁置就搁置，该停止讨论就停止，该散会就提出散会。
　　　　议程会前发出：很多会议常常临时通知，然后没有任何会议资料。不让人提案也就算了，甚至连个议程都没有，开会时大家两手空空，不知道从何讨论起。所以，正式或定期的会议，应该发出会议通知，并征询出席者提案，开会前准备好议程资料，并在会议前让与会者知道，良好准备是会议成功的开始。

海之月

　　　　提案事先沟通：很多人不知道如何提案，有些会议筹办者也搞不清楚。提案要清楚明白，最好要有说明和办法，不要提一些不知所云的案子。重大的提案最好能事先沟通。事先的沟通有助于会议的讨论和进行。
　　　　发言沙盘推演：开会是要讨论事情的，当然要让出席的人讲话，但会议的发言要有方法，先讲主张再说明理由，不要讲一大堆但没人听得懂，为了让会议开得有效率，必要时可以限制发言的时间和次数。如果有高度冲突的议题，发言可以事先沙盘推演，安排发言的重点和顺序，再利用动议让议案进入表决，免得大家死缠烂打。
　　　　议案需要表决：很多会议经常议而不决，提了案，也发了言，但因为各方意见不一致，碍于情面或怕得罪人而不将议案或讨论话题付诸实施表决。
　　　　工作报告简短：很多会议几乎都在工作报告，一些领导人轮番上阵做报告。好像工作报告越多就越是认真，报告做完了就散会了。为了让大家的耳根清静，可以透过决议要求工作报告简短，甚至限制报告时间，进而要求工作报告以书面呈现，书面报告就无法罗嗦了。
　　议程随时掌控：会议的进行要尊重与会的人，而不是主席一人说了算，也不必忍受少数人漫无限制的发言，会议开始前可以确认议程，然后要求主席按照议程主持会议，如果觉得有必要的话，也可以要求变更议程，随时掌握议程的进行，可以让会开得更有效率。
　　　　纪录要求正确：我们日常生活中的多数会议开完就算了，根本从来没见过会议纪录，甚至结论被改了也没人知道。开会是为了“达成决议”，决议是在会议纪录呈现，会议纪录可以说是开会的成果。所以要关心会议纪录，要求会议纪录要让与会者过目，书面通知或下次会议确认都可以。
　　决议确实执行：开会是为了「达成决议」，更是要“解决问题”。开了会，形成了决议，不执行等于没开。所以花了时间来开会，更应该关心执行的情形，要求下次会议要报告上次会议决议执行情况，要求决议确实被执行，不执行再想办法算帐。

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三、会议进行期间的注意事项
　　　　对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说，如何让众多的会议参与者在会议中获得他们想得到的东西，同时又能使他们在会议上充分贡献他们的才智，是首要关心的问题。也就是说，如何使会议开出成果，是会议的第一要务。会议进行期间，会议筹办者必须随时想到下下几个问题：
　　　　(1)发言内容是否偏离了议题?
　　　　(2)发言内容是否出于个人的利害?
　　　　(3)是否全体人员都专心聆听发言呢?
　　　　(4)是否发言者过于集中于某些人呢?
　　　　(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?
　　　　(6)是否某个人的发言过于冗长呢?
　　　　(7)发言的内容是否朝着结论推进呢?　

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　四、如何主持会议　　
　　　　“开会开这么久还做不出结论！”很多人参加会议时都会碰到这种状况，与会者万般无奈又无力解决，因此怀疑会议主持人的能力。究竟要怎么开会才能提高效率呢？
　　　　会议主持人必须留心会议进行状况，发现与会者的讨论偏离主题时，要立刻拉回正题。这样还是无法讨论出结果时，主持人可以要求相关人员第二天做出结论。
　　　　有些会议的问题出在没人发言，反应不佳。主持人事先把题目细分成几个子题，与会者就比较容易贡献自己的智慧。主持人事先没有准备，让与会者当场才思考、发表意见，效率会非常低。如果主持人让与会者发表自己针对主题事先想好的结论，就容易归纳各方意见。
　　　　会议主持人要避免自己过多发言。主持人是主，与会者是客，让客人尽量多发言才是正确的做法，不可反主为客。主持人的主要功能是维持会议秩序、节奏和程序正义，而不是发表演说者。这一点很多主持人都不了解。
　　除了会议当中的努力，事前也要多沟通。有些问题如人事问题等，如果事先不充分沟通，会议当场是很难解决的。

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　五、与会者的注意事项
　　　　除了会议筹办者和主持人需要懂得开会的技巧外，与会者也需要了解开会的一些基本知识和规则。否则，就成了鸡同鸭讲，会议筹办者和主持人再专业，也是白搭。
　　　　与会者除了要尽量配合和听从会议筹办者和主持人的安排外，还有以下两个方面需要注意：
　　（一）学会发言
　　　　会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。
　　　　自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。
　　　　如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
　　　　与会者发言时要注意避免发生如下情形：
　　　　1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝；　
　　　　2.不可取用不正确的资料；　　
　　　　3.不要尽谈些期待性的预测；　　
　　　　4.不可做人身攻击；　　
　　　　6.不可打断他人的发言；　　
　　　　7.不可不懂装懂，胡言乱语；　　
　　　　8.不要谈到抽象论或观念论；　　
　　　　9.不可对其他发言者吹毛求疵；　　

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（二）遵守会议礼仪与纪律
　　　　与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议礼仪和纪律，主要有以下四项内容：
　　　　1.规范着装；
　　　　2.严守时间；
　　　　3.维护秩序；
　　　　4.专心听讲。
　      　5.不要中途离席。