再谈企业沟通管理

海之月

7企业须建立全方位沟通体系  

由以上解读可知，企业沟通是一种以业务流为核心的、多维度的、全员全方位的、结构化系统化的、有组织有目标的、持续性的沟通活动，因此，要想做好绝非一招一式之功，而是需要建立全方位的高效沟通体系。

1. 应确定企业信息沟通方针与策略。不同企业以及企业的不同时期，其内外环境和条件不同，对沟通的诉求也不同；因此，企业需建立明确的、符合企业战略的信息沟通目标和策略，从而指导企业的沟通活动。

2. 应优化组织体系和员工队伍。沟通的主角永远是人，人是最重要的沟通要素；一个企业的组织方式不仅确定了它的组织结构、成员构成、考核机制，同时也基本确定了它的汇报路径、群体文化和行为方式，影响着每个人的沟通意愿。

比如，金字塔式的组织结构会强化上下级沟通而弱化平级沟通，而矩阵型组织结构会强化横向协同但决策可能低效。

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3. 应不断优化企业的各个业务流程以及相应的业务流沟通。只有业务流合理顺畅，信息沟通才可能顺畅，比如：新业务开发流程、订单履行流程、生产制造流程、采购流程等。

4. 应优化企业信息的内容和形式。只有能助力企业经营的信息才是有价值的，才需要得到重视，比如实现数字化、标准化和集成化等，其目的是便于信息加工和沟通应用。并且，信息的形式是多样的，并非数字化这一种，每种信息形态都有它的适用性，用好才是关键。

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5. 应选择适用的沟通工具。工具会影响效果，但也并非越先进越好，而是适用最好；只有与各种沟通要素相匹配、满足企业需求，才是好工具。

比如，ERP是企业重要的信息平台，它不仅集成了企业运营的核心数据，还定义了订单履行的流程和步骤，为绝大多数企业所使用。OUTLOOK是一个多人书面交互工具，它不仅能传递文字、文件和图片，还能与其他信息工具进行对接，非常强大而便利。

EDI可实现客户需求自动接收和采购订单自动下达，既快捷又准确。数码扫描可实现实物信息自动采集，其效率是手工输入的300倍。

采用局域网和服务器，可实现企业核心数据的多点快速访问等。
再比如，信息看板目视效果非常好，是数字信息所不能替代的；5S目视化也是一种实体的环境语言，能时时影响现场人员的行为。

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6. 应建立规范的沟通流程规则。

要想做好持续沟通，就必须建立规则。

其实，大家常见的ISO9000/IATF16949管理体系就是企业沟通规则中的一种，它们不仅仅是一个管理体系，同时也约定了沟通路径和内容。有些企业还制订了组织文化、行为规范、沟通规则，甚至还有时间管理、邮件管理和会议管理等规则，并且还实施了专项培训，其目的就是致力于优化本组织的沟通活动。

需注意，沟通工具、沟通规则和组织结构三者会相互影响；比如，如果沟通工具发生变化，常常会导致沟通规则和组织结构的变化；而另两个要素的变化机理与此相同。

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7. 应建立良好的人际沟通环境。

所有的沟通最终都是由人来实现的，因此，人际沟通是一切沟通的基础。

这里简单列举几个要点：

首先，应做到正心正念和善意尊重，这是良性沟通的基础，它会持续影响沟通意愿和信任程度。

第二，应准确表达，善于倾听、回应、提问和引导，这些是最基本的沟通技巧；

第三，应综合利用多种信息形式，如：口头沟通与书面沟通相结合、图示和语言及现场相结合等。

第四，应善用冲突管理，因为没有冲突就没有改变，就不能达成新的共识。

第五，应充分利用培训、分享、互动等形式，在平等尊重的氛围下实现沟通。

第六，应做好时间管理，并与领导力进行有机结合。

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8. 企业沟通要实现全方位和高效率。

从人员范围上来看，应覆盖全体员工，并建立定期分层会议机制，包括：班组会、主管会、经理会、管理层会和董事会。

从信息范围上来看，应涵盖企业的所有核心信息和数据。从沟通方式上来看，应运用多种沟通手段，

包括：面谈、会议、公告、广播、企业标识、目视化等。从沟通工具上来看，应积极采用先进适用的多种工具。

从效率和效果上来看，还应追求高效高质，运用数字化、自动化、智能化、扁平化、去中心化、多媒介化等形式。

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8小结

  企业沟通是一项复杂的、综合性的经营活动，它嵌入在企业的方方面面，发生于日日时时，无处不在。

在信息沟通技术日新月异、信息数量呈指数级增长的今天，如何用好沟通，考验着每一个企业人的智慧，只有善于沟通者才有未来。

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