文件和文件管理0

山核桃

文件的价值在ISO9000:2005《质量管理体系 基础和术语》标准第2.7条定义：其使用有助于沟通意图，统一行动，其使用有助于：
   a) 满足顾客要求和质量改进；
   b) 提供适宜的培训；
   c) 重复性和可追溯性
   d) 提供客观证据；
  e) 评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。
文件的形成本身并不是目的，它应当是一项增值的活动。
   通俗地说，文件在一个组织或一个企业内的实质就是：组织的规章制度，相关要求、相关说明及相关证据的载体。因此，只要一个组织的存在，或多中少地存在着不同的文件，而且，随着组织的发展、内外部环境的变化以及社会的进步，一个组织所具有的文件种类、形式及涉及的内容面会越来越多。例如一个组织内部可能建立有质量、环境、职业健康安全管理体系或计量、测量管理体系等多种不可类型的管理体系，组织在管理方面导入的管理方法也会有很多。如5S管理、六西格玛管理、标杆管理、精细化管理、QC小组等等。查关体系要求中，而各种管理方法也需要借助于文件，将相关要求、信息传递给组织内各层次人员。
  因此，一个组织的所有文件如果不作为系统性策划和管理的话，可能会给组织的各项管理工作及组织人员的使用管理带来很大的问题，甚至会造成有章不循、部门职能不清、各自为政的混乱局面。因此，如何管理好文件，是每个组织面临的问题，就目前的现状而言，尚有许多组织在文件的管理方面存在问题。

山核桃

不论何种管理体系，都需要形成一种文件，各类文件的要求会因体系的不同而不同，但只要是同一个组织，各种管理体系都会有其共同及接口的部分，不同要求的工作总需要有相应的人员去根据要求来实施，因此，对公司内所有不同中不同管理方法所涉及的文件，因该有一个系统的编制要求，以确保相关要求不矛盾、不断层。下面举例说明：
1）质量、环境、职业健康安全管理体系都要求有形成文件的方针、目标，实际上一个组织的发展一定会有一个方向，质量、环境、职业健康安全管理方针一定是基于公司的经营宗旨大方向制定的，因此，在各类不同体系要求的方针、目标和策划和建立中，应系统地将其的制定、评审、变更等管理纳入到同一范畴内。
2）当一个组织在不同时期内期导入不同的管理体系时，首先应当考虑与原有体系中的职能、要求的接口关系，特别是不同的管理方法导入使用时，要更与原有的管理体系中明确的相关管理要求进行考虑并尽可能综合考虑。现在有很多企业同时实施有质量、环境、职业健康安全、标准化、测量管理体系，然后，根据各个体系的要求，建立了不同的管理手册、程序文件、作业指导书/操作规程等，因此导致使用者所接受到的文件种类繁多，相互接口出现混乱等状况，因此，在组织不断导入不同管理体系或方法时，首先应针对现有的体系或方法所涉及的文件与新导入体系或方法所需文件的相关内容、规定策划整合。以质量、环境、职业健康安全为例，这三个体系对文件、记录和管理要求，只是所管理文件的相关内容有所不同，管理的要求实际是相同的，因此，三个体系所涉及的文件管理可以考虑同样的管理要求来实现，如对文件的编号、版本、发放等，都可采用相同的方式来进行管理，也可能实施部门有所不同，此时，就应该策划好相互的接口关系。

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很多公司都存在这样的问题，对文件及文件的管理不够重视，特别是人员流动性大的时候，有很多文件都无法找到，这样会给公司带来很大的麻烦，现在出台的缺陷汽车召回管理条例中就明确对文件及文件记录的管理、保持，目的就是为真正在实施召回的时候提供有力的证明或证据。