建立闭合回路的采购系统

木森林2012

上世纪90年代开始引入的网上采购将商品目录移上了网络，并开创出一种更高效的采购模式。但不幸的是，正如市场调研机构Forrester Research的副总裁兼调查分析师巴特尔斯（Andrew Bartels）所说，“许多购买了第一代采购系统的公司未能实现它们所期望的成本缩减。”许多此类系统虽然帮助企业巩固了与供应商的关系，并使买方更好地遵守规定，但它们没能很好地将所有涉及采购的企业系统融为一体。他补充说：“要企业对整个流程照顾得面面俱到是不可能的。” 　　这种情况正在改变。现在，许多系统都是一个闭合回路，能提供关于采购活动的全面情况。它们也帮助企业规范流程，使工作更加顺畅。埃森哲的供应链业务高级经理布罗索（Chris Brousseau）说：“采购业正在不断地变化。现在，有效地运用采购系统可以为整个企业带来巨大的收益。”巴特尔斯对此表示赞同，他说：“企业正在逐步意识到，采购并不仅仅依赖某项单一的技术或流程。这是一个涉及多项重要活动的复杂流程。” 　　要建立统一协调的采购系统，企业需要来自包括财务在内的各部门的投入。企业不仅应选择可以将不同的采购活动融为一体的系统，还必须利用可以提供报告及分析结果的工具。当企业可以审视数据，并将数据输入系统时，就能更好地做出决策，并实现只有现在才能实现的改进。 　　NCR在开始向统一的采购系统过渡时获得了这些教训。麦肯锡对NCR的运营所做的详细分析显示，NCR在世界各地有超过50个出自甲骨文的网上采购系统，而每个系统都采取不同的模式进行采购。为了精简系统，NCR转而使用单实例的甲骨文11i采购系统，并使其与应付账款及财务软件挂钩。NCR还接入了一个170系统公司提供的财务交易模块。最后，它建立了一套标准化的六步流程来处理采购交易，并且定下了采购的四个方式：采购定单、商旅卡、采购卡以及经特殊设计的、由物料采购总监控制的流程。 　　结果怎么呢？该系统使NCR的年开支减少了7%。除了废除纸张发票与购买定单外，公司还将供应商的数量从28,000家减少到了10,000家，协商获得了更便宜的进货价格，并改善了其现金流。毛瑟说：“通过审视与供货商达成的协议，以及系统处理过的付款，我们就可以查知每天尚未付清的应付款。”这点进而帮助NCR从供货商那里获得更好的付款条件。 　　然而这其中的收益远不止直接的成本缩减。NCR获得的这个新的强大的分析工具还有规范及预测现金流的功能。毛瑟说：“我们现在和财政部紧密合作，预测各国的现金需求。在满足采购需求时，我们能够避免货币在各国间流通，从而也避免了因此而带来的成本。我们现在也有能力改进对增值税相关交易进行的报告，并收回我们过去遗漏的税款。” 　　报告及分析工具的应用也令采购价格变得更加规范。例如，NCR的一个供货商对NCR的五个不同的部门采取了不同的定价机制。毛瑟说：“当分析工具显示出这一差异后，我们就向对方指出，我们在购买同一种商品时付了不同的价钱。由此我们统一了开支，并将成本缩减了20%。” 　　Forrester机构的巴特尔斯说，通过更好的采购协议，以及大量订货所获得的折扣，高效的采购方式可以将成本缩减5%至20%。废除纸张化采购和繁复的流程也能给企业带来两位数的收益。尽管衡量因报告及分析改进而带来的资金收益比较困难，但获悉现金流与付款条件等情况会带来实质性的收益。