采购人员与供应商沟通（转）

木森林2012

要想成为一个优秀的采购人员，卓越的沟通能力是必不可少的一个条件。卓越的沟通能力是可以训练出来的，并且其中有一些规律可循。)
那么跟供应商沟通应该注意什么呢？我总结出来十二点。

第一招，平等相待，彬彬有礼
我将之列为沟通的第一招，是我认为这一招最重要，也最有持续的杀伤力。随着时间的推移，体会更深。这一招的要义是：你在任何供应商面前，都不要有高人一等的感觉，对供应商任何级别的员工都要做到彬彬有礼。采购人员，尤其是。

第二招，一视同仁，不得偏袒
对待供应商要一视同仁，不得偏袒，不得厚此薄彼，这在沟通上尤其需要做到。比如，一个招标项目，对招标的三家供应商应该，给出相同的标书，包括相同的技术规范。供应商有问题时，必须给出相同的解释，同时也要知会其他供应商。有时候，采购员由于在沟通时，可能不是故意的，但给别人的感觉就是你对待供应商不公平，这个时候你就麻烦了：公司里面谣言四起，甚至说你跟某家供应商之间有猫腻；供应商下次就不信任你了，进而对你们公司有负面的看法。因此，我们跟供应商沟通时，要做到一视同仁，不得偏袒。

第三招，你清楚，供应商才有可能清楚
沟通一个风险就来自于作为采购员你自己都不清楚你要买的东西到底是什么，你怎们能够要求供应商，提供满足你要求的产品。这里面有两个方面的问题。一是，内部客户给你的采购申请单本来就不清楚，一塌糊涂，比如生产部门就叫你买一台空调。这是最好买的，也是最容易买错的。（哎，到处是陷阱呀！）二是，内部客户把技术规范说清楚了，把其他要求（数量、价格要求、检测规范、到货期等等）也说清楚了。但是，你没有向供应商说清楚。我知道，当采购技术性较强的产品，采购员往往懒于弄清楚产品的要求，又是图纸给他们，他们往往看都不看一眼，就叫供应商报价，这是非常危险的。采购员需要清楚，不光是采购产品的要求，还包括采购方对供应商的总体要求，比如质量体系，环境管理体系，付款期，将来供货时的要求等等。

第四招，不可以欺骗，但你可以隐瞒
采购员经常碰到一个问题是：供应商的销售员会问你很多问题，这时你不知道要不要回答，如何回答。那么我的经验是：你可以隐瞒信息，甚至不回答，但是不要欺骗他们，甚至是善意的谎言。

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第五招，不可偏信，多方求证
很多时候，供应商会给你信息，你再整理后给内部客户。但很多时候，供应商的信息不准，结果几次下来，你的面子全部丢光，信誉扫地，再也没人敢信你。这时的法则是：跟供应商打交道，沟通时：不可偏信，需要多方求证。大家做采购都有经验，你问销售这个产品能否做出来，他肯定说没有问题，在他眼里：飞机、打跑、火箭、原子弹，他统统会做。这个时候，你可以问问他们搞制造，搞质量的，他们说话实在一点，一般会说出实情来。又比如，你跟供应商确认交期，也最好多留个心眼，不要只相信销售或客服的，最能够给你确切信息的事生产部门和物流部门的人。特别提出的是，当你问供应商的工程技术人员，图纸看懂没有时，他们一般说看懂了。这时，你要特别小心。根据我的经验，当他们说看懂的时候，十有八九没有看懂，后面真的一做样品，问题一堆，解决办法是，拿着图纸，让对方告诉你，如何生产，如何检测，哪些是关键的尺寸或性能要求。他们都能答上，问题就不大了。

第六招，一言既出，驷马难追
这招主要是针对采购员的，主要意思是指：要么一不要在供应商面前承诺事情；要么，你一旦答应供应商去做一件事情就按答应的那样去做到。否则，这样事情一多，你在供应商面前的信誉、威信将丧失殆尽。我们见到的事情是：轻易给供应商承诺，但明明做不到（这已经是欺骗了，性质恶劣）；随口说一句，根本就没有经过脑袋思考，过几天自己都忘记了，但是供应商可是一直记在心里；给供应商承诺，但是已经超出自己的授权范围了，回去一商量结果不行，做不到，然后又不给供应商解释。所以，跟供应商打交道时，千万要小心，凡事深思熟虑，不管平常拜访供应商、平时写邮件、签署在合同里的条款，都必须深思熟虑。不管如何，原则是：一言既出，驷马难追。这样，你就可以在供应商面前树立威信，建立信誉。更重要的是，你这样就给供应商树立一个榜样，他们也必须像你一样。

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第七招，你是窗口，不找你找谁
采购员跟供应商沟通时，最常碰到的一个问题时，供应商所有的问题都找你：报价，询价，合同等也就算了，但还包括：付款、仓库、发票、找某个人找不到，请你帮忙找一下，有时还请你帮他问问你们公司卖不卖那款产品，他们要买等等，简直是五花八门。有时候，我看到有些采购员面对此类问题，可是能推则推，有点事不关己，高高挂起之意。这时，我想说的是：你是窗口，不找你找谁。我一直说采购员的一个授权是：他们是供应商与采购方之间联系的窗口。试想，供应商有问题，他不找你采购解决，他应该找谁，像碰到公司拖欠供应商货款，别人找到你，你不帮他，真的就没有人帮他了。所以碰到这类沟通，首先要调整心态，你必须站出来帮他们解决问题。当然，有些问题，也不见得都是你出面全部搞定，比如说碰到一个技术问题，你可以安排好工程技术部门的人跟供应商见上面以后，你停一会就可以撤了。有后续问题，可以叫他们抄送给你。

第八招，建立供应商小组，制定沟通计划
现在的趋势是，采购的很多活动都需要一个跨部门的采购小组来完成，针对供应商这块来说，有很多活动或者说项目需要建立供应商小组来完成，采购员在供应商面前就是当仁不让的项目经理。做为项目经理，最重要的一条就是要制定一个沟通计划，说白了就是：什么事找什么人，通过什么方式找，如何找，找完了如何风向信息等的一个计划。没有这样的一个计划，很多事情就会乱掉，信息传递就会杂乱无章，最后影响到整个项目的运行。还有一个作为沟通计划的技巧是，将采购方公司的要求整理在一个word文档上，一次性发给供应商，然后让供应商的相关人员熟知这些要求。

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第九招，管道一致，嘴巴要严
这里着重要谈的是一个团队跟供应商团队沟通时的一个准则，那就是：管道一致，嘴巴要严。比如说，几个人一起跟供应商面对面的谈判一份合同和价位。这时，大家事先应该要沟通好，哪些谈判目标的底线是什么，哪些内容大家的一致观点是什么。最忌讳的是，事先没有沟通，各自为政，甚至当着供应商的面，就吵起来，可以想象谈判的效果，和在供应商面前的形象。再比如，去供应商那边拜访时，可能会有其他部门的人，比如工程部门的人，这时一定要跟工程部门的人说好，他哪些话可以说，那些不能说。因为，供应商的销售很精明的，他们知道最大的缺口就在工程部门，他们在跟工程部门的不经意的对话中已经掌握到了非常多的有关这笔业务的大量信息，可以想象接下来，采购几乎没得谈了。

第十招，有冲突/问题，需要马上解决
有时候采购方跟供应商之间难免有冲突，这时供应商会提出来，或采购方的其他部门会提出来，或者采购员自己就发现跟供应商之间有冲突了，这时的招数是：有冲突/问题，需要马上解决。最不好的情况是，对问题视而不见，掩耳盗铃，认为事情终究会过去，似乎他们认为无为而治。这是最不可取的一种解决办法。供应商和采购方之间确实是一个很奇妙的关系。供应商有销售员作代表，采购方由采购员在做代表，各为其主。一件事情来了，放在那里也许不会对公司有多大的影响，但是对销售员就是一个天大的事情，比如说应付帐款。销售员找你说你们公司老是拖欠货款，并威胁你再不付款，就不发货了。你视而不见，掩耳盗铃，认为事情终究会过去。没错，大多数情况下，供应商还是会发货，但是可以想象，供应商的销售员对你、对你们公司是什么样的想法。久而久之，你们公司的业务的吸引力也没有了。还有处理问题和冲突的一个关键是：当事情出来时，第一时间在最底层员工之间予以解决。另一方面，当我们认为供应商有问题时，也是同样的原则：需要马上解决。比如，一但发现供应商的质量有问题，应该马上通知供应商。一旦发现供应商的交货没有按承诺的时间送货，也应该马上通知供应商，并严正告知他们这样是不允许的。这也正是，管理供应商的一个灵魂所在：管理供应商的行为，让他们的行为符合你们公司的要求。

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第十一招，及时追踪，书面为证
这里想说的是，跟供应商打交道一定要及时追踪，并辅以书面的东西，作为日后的证据，否则十有八九日后会出问题。合同的执行的追踪，就不必罗嗦了，大家都会想到要追踪，但是问题在于，如果合同一签，以为万事大吉，那就大错特错了。订单也需要跟催，显然电话不够，还需要书面的：比如邮件或传真等。还有，跟供应商做完一个谈判，需要马上做一个会议纪要，先发制人。另外，跟供应商举行完一个会议，最好抢先发出会议纪要，并予以跟踪实施。尤其是，跟供应商谈索赔，必须马上跟踪，否则过一阵子，供应商要么忘了，要么反悔。这一招精髓是：供应商答应你的事情，马上追踪、办掉，免得夜长梦多。

第十二招，该出手时就出手，及时跟供应商高层互动
最后一招是：该出手时就出手，及时跟供应商高层互动。大家都有经历，在饭店吃饭，碰到点事情，跟服务员谈不妥时，就说把你们经理叫出来，我要跟他谈，经理一出来一谈，大多数情况下，事情都搞定了。谈判学上，这一招叫：让冲突升级。也是所谓的，“小鬼难缠”。当你发现问题实在搞不定了，这时你就必须让供应商的销售老总，供应商的老总/老板参与解决了。根据经验，这一招99%的情况下好使。我想其中的奥妙是：老板一般不会得罪客户，希望多留住几个客户。但是销售员，甚至销售经理，都是打工的，靠拿定单/提成来赚钱，因此他们有时不愿在小单子上多花时间，因为他宁愿把时间花在更能够拿来大订单的地方。当然使用这招有几个注意的地方：
1）慎滥用；2）用之前，已经确保确实找下面的人没用了；3）平常也需要利用各种机会，跟供应商的高层建立个人的工作上的关系。否则，你打电话过去，对方都不认识你，使用这招的威力自然大打折扣。

我是江

让冲突升级不错这个招式

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供应商管理顺畅，公司后备无患。