如何解决采购订单分单难题？

江南才子

  采购业务的目标，一是满足对物料的需求，二是降低成本，第三还包括质量，质量是采购业务能够发生的前提条件，肯定要满足。在采购管理中还有一个重要管理内容，那就是如何做内控，因为采购往往是企业花钱最多的部门，内控做得不好，最终影响产品成本和质量。

订单分配是采购管理的一个核心问题，也是一个难题，因为分单需要综合平衡内外各种关系以实现采购业务目标，同时还要加强内控。假设采购一种物料N吨，有三个供应商ABC，如何给三个供应商分采购量？我最近了解到企业的一些做法，很有意思，值得参考借鉴。

策略方式一：80/20方法

绝大部分给A企业（例如80％），另外小部分给另外B企业，或者B、C企业；这样做的好处是绝大部分订单量给A，可以获得批量经济折扣，获得更低成本。B、C做为培养关系的供应商，在A出问题时候可以快速补充，相当于备份的大供应商，可以避免供应中断。

这种操作方式存在一种内控上的难题，最大的采购量到底给哪一家？面向各个供应商采购不同的量，采购价格如何确定？供应商可以通过向采购决策人公关以获取最大的采购量，而供应量小的供应商也可以公关获得好的采购价格，因为量不一样，价格和采购量大的不能完全比较。实际上大小供应商都有发挥空间。

解决的方法：通过供应商评估确定优先供应商，备份供应商，明确主供应商和备份供应商的量的分配比例原则，减少了第一层次的内控（不过，这需要定期评估，以评估小组操作）；第二层次的内控，那只有参考市场价格了，很难内控；或许可以通过对采购人员整体部门KPI的相关考核来加强内控，比如考核年采购成本降低金额等。

策略方式二：平分方法

一些企业的分单策略是平分：采购订单在三个供应商之间平分，这是一个非常简单的处理原则，很容易操作，很容易检查。

操作过程：采购量在三个供应商之间平分。在了解市场价格基础上，和三个供应商谈判价格，取三个供应商价格最低者，要求另外两家也达到最低价格（因为别的供应商能够达到，要求你达到这个价格是合理要求）；在谈判中的策略是：“A供应商已经做到10元了，B你也应该可以做到10元。”在和B谈判妥当的时候，三家供应商一起签订合同，和三家供应商价格大家都能够看到，有一定的透明性，证明不是压价策略。这种谈判最多做一轮，不会重复要求供应商压价。出价高的供应商晚获得订单，如果不降价，失去订单也是可能的。

策略分析：这样做的原因很重要一点是加强内控。采购内控主要有两个点：一是决定哪个供应商可以入围成为合格供应商，另外一个是分单多少。入围合格供应商是产品开发部门确定的，一次性的；分单是经常性的，是内控重点。采取平分原则，则是的分单透明化，供应商不用公关，可以减少公关成本，消除一个在订单数量分配上的内控问题。其次三个供应商均要求实现最低价，消除在价格上的内控问题。如果供应商在数量和价格上均是凭实力，不需要公关，那么成为企业的合格供应商也需要凭实力，即使不能完全消除第一个方面内控问题（成为合格供应商）也关系不大，毕竟只是一次性的事情。

看来，这种貌似不好的分单策略（不能获得规模效益），还有深刻的内控优势，也是一个不错的策略。当然，应用这个策略的企业还未规范开展供应商管理，假如有规范的供应商管理，这是否是一种好的策略，值得探讨。