《在私营企业做运营管理》之3：成立15年的企业第一次内审
时光真快，转眼间偶加入公司3个月啦！经过很多努力、与高层沟通。反观加入公司3个月来，管理改善及提升氛围在时下是当春二三月，学习与流程执行在公司中高层如轻风微微的吹拂着“阳光”大地。2011年真是给力的一年，让我看到一点点改变的希望！！ 当时偶还在前一公司，当时老总让我做总助的期间，偶当时没有答应，老总要求再考虑考虑。在此期间在一顾问朋友及前同事的推荐电话中，经过多方面了解公司现状，约定了到现在现在公司参观并面谈。公司建立于1990年，属模具制造业（包括B事业加工），据说年销售额6亿（RMB）左右。于1998年通过ISO9001体系认证，随后通过了ISO14001体系认证，TS16949体系认证。公司有专职的体系部门及高管（总经理助理），在2010年TS监督审核时挂了。 一个风和日丽日子，偶怀着挑战自己及平常心态（曾经的同事在公司混了些日子，了解公司现状都离开了，告诉我种种困难….）加入了这个公司。当初在面试时（一个月前）谈了很多自己的想法及自己对企业管理的观点，当时老大就说要用我，因年龄问题（80后，呵呵）不知如何安排职位及用在什么方面好些，需要评估一下再回复我。公司发展多年来，不同的中高层更换，各职能部门流程（流程）文件、操作指导书、管理指引、记录表单、厂纪厂规则、管理架构、任命书….98年到2010年不同版本的文件随处可见，部分经理、主管什么体系都不知道，在沟通交流中让你哭笑不得，无奇不有…..换了不同管理代表、副总经理……至2010年已经发展到3个事业部，多个工厂，体系运作流程与实际运作至今没有一个像样的体系运作（偶没看到一个实际的经营计划、目标管理、内部审核、管理评审…..）。 偶就在以上这样的环境及条件下开始了，收集了相关部门数据、与部分职能部门领导聊天，当然也有很多头头不理睬偶。感觉到有些抵触情绪（意下不配合）！此时似乎找到偶前任（来一个月就离开）离开的原因啦！到公司不到一周时间，与老大沟通后进行了一次公司中高层碰头会议，意思就是让大家看看偶长什么形状（认识一下偶）呵呵！当时偶作了简单的介绍及自己后续做事的风格（说明偶是来服务公司各级人员，但是个较真的人，对于要求及流程上有意见及问题多沟通解决，请各位支持与配合）。 接下来，做了一个小小的工作开展计划，包括公司所有流程都定义了流程负责人，包括总经理、副总理、总监、部门经理、部门主管。流程有问题就找流程负责人协助处理，并要求公司最高管理层批准发到相关部门。按自己的思路进行…… 公司流程基本上全部整理过，而且亲自己评估修订并进行所以职能部门评审会签。接下来做了公司建立以来第一次“茶话会”主题：同心同德、共创辉煌，对象是两个事业部各职能部门主管、经理、副/总经理人员。 第一次经营目标之KPI管理与实施课题培训。对象是两个事业部各职能部门主管、经理、副/总经理人员。先分享春节看《特战先锋》有感： 1、团队建设；2、技能培训重要性；3、目标的实施与完成…再进行正式培训。呵呵！ 第一次要求各职能部门制定自己部门的目标、指标提交给偶评估，并让他们按实际统计。所有数据及项目都有经过偶评估并要求交叉统计，收到各职能部门报表及数据看看后才让你笑逐颜开，其实理解他们技术出身及种种原因…..被偶退回多次…..就这样不断的与中高层交流（不知算不算洗脑），要求，再要求….偶对工作是个较真的人，看到他们拖拉延期提交给偶数据报表时，每次把要求的依据部门做成进度表，并公布在给各部门头头看看，让他们自己去评估。
慢慢地各职能部门头头们接受了偶，并全力配合相关要求。在偶的这些工作中，偶跟大伙说：自己是管理错位者，做了经营层、管理层、执行层的事，不分清自己职责，所以调整。呵呵！分享了中小型企业管理实务中的普遍存在的现状：董事长做总经理的事，总经理做经理的事，经理做主管的事，主管做工程师或组长的事，组长做员工的事…..。每次开会及沟通中都把所有数据用财务语言来说明事项，让公司中高层看到痛（偶建议所有从事管理工作者，财务知识很重要，凡事用财务语言说明对你的工作有太多帮助）。
阳春三月，如毛的细雨无因的由天上洒落着，在这绵绵细雨中感觉到这春雨如油，仿佛给偶带来甘露。依据计划制定了一个《内部审核实施计划》和内部审核相关表格格式： 两事业部副总经理、经理、主管全部纳入为审核员，分成9个审核组，每组4个头头。给高层批准时，最高管理层（偶老大）说：“公司建立以来第一全部干部参与内部审核有些难，要求偶做一个审核检查清单给各位干部，因为多数经理、主管是第一次，又不懂体系。”偶说：不怕难，就怕不去做。偶接受任务做了一个部门的审核检查项目模板（图2、图3），并发给“领导审核员”们。因公司各职能部门领导们做事风格老大了解情况。 偶依据审核计划主持内部审核“首次会议前，偶首先赞扬了好的表现，批评了参与人员一些不良（会议迟到..）作风，老大接上：迟到者罚款10元，没有合理理由申辩者罚100元。并对迟到者AXX予以罚款10元，BXX、CXX口头警告。接着老大宣布了一项规则： 1、 所有参与审核员（副总、经理、主管等）必需一天内完成审核事项； 2、 今天审核过程中，总经理要求参与审核的头头们做事也必需经过同意才可以。 3、 晚上18:40召开本次内部审核会议末次会议，要求各审核组在会议上作出总结并评估出本次审核组的前三名和后三名。前三名的小组成员分别予以500元/人、300元/人和100元/人的奖励；对于最后一名的小组予以30元/人的罚款，倒数第二的小组予以20元/的罚款，倒数第三的小组予以10元/人的罚款。 4、 审核所涉及部门及人员，必需全力配合。 就这样，公司建立以来第一次出动这些头头们的审核开始啦（偶称百团大战），还同时到每个审核组看看他们的审核状况，让我看到有从未有地积极参与和认真层度。对每个审核组要求制作《审核总结报告》，同时开出《《不符合事项改进报告》及清单等。偶心理乐呀….这才是偶要的行动。偶所在审核组审核公司高层和财务部。审核时，偶要求本组审核员负责记录，偶负责提问相关头头。本次偶站在公司经营与管理的角度去进行。他们全力配合并出于不可预料的问题及数据被审核中….一天下来全在说话，偶口渴死啦！也让他们吃惊收获….. 上次审核不合格项关闭状况(包括客户审核、认证审核、内部审核） | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | 检查项目技术部和I市场部的ISO/TS16949：2009质量管理流程体系的执行状况与符合性 | | 包含汽车产品相关过程（TS涉及到B事业事业部包括白班和夜班）和产品的环境管理活动所涉及的各要素及其运作。 | | ISO/TS16949：2009标准&客户要求&公司管理体系文件（包括1-4级文件）&法律法规&其它标准。 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 1.项目技术部，市场部在体系文件方面较完善，整体上符合管理体系的要求；
2.市场部文员离职后，文件无书面交接，运作流程执行方面缺少监督；
3.项目技术部,市场部都需进一步加强对部门人员的体系知识培圳。 | | 1.项目技术部的整体体系文件及流程全面；
2.市场部K5项目资料符合体系要求。 | | |
| | | | | | | | 没有做汽车客户产品的调查问卷,没达到KPI指标。与QP-16投标报价控制流程不符合。 | | | | | | 查K5项目无合同评审，而且其它项目合同，无建立《记录档案目录》，与QP-04文件管理控制制流程 5.5不符合。 | | | | | | 查客户满意度监测过程，客户投诉是否有知会各相关职能部门，有进行客诉纠正预防及原因分析，便无文件支持已知会各部门，不答合QP-25-MP 顾客满意度监测控制流程要求。 | | | | | | 查B81项目无可行性分析报告，不符合QP-05 产品质量先期策划（APQP）控制流程要求。 | | | | | | 查AD项目文管理混乱,查找资料缓慢,询问是否有部门工作指引(流程)回答有,但找不出文件.与QP-06失效模式及后果分析（FMEA）控制流程不符合。 | | | | |
晚上吃饭时间都有部分审核组长没去就餐。偶吃饭后过来写字楼看到他们还在忙着汇总审核项目总结报告，说晚上要报告呀。偶心想：这样对待审核的经理们真难得。 因为了解公司各职能部门报告都提交都一直有延期习惯，所以偶依据经历做一下报告提交进度管理表进行追踪，格式大约如下： ................ 在晚上“末次会议”前，公司高层（偶老大）为了保证流程执行能更好推动下去，用现金方式进行鼓励，同时要求大家一起讨论评定名次的规则。各审核组长做了本组的审核总结报告，说出了多年来未体会的很多感慨。（赞美偶也心里也乐呀，人都喜欢赞美嘛，呵呵！）！公司最高层看到本次审核的实施过程、参与者认真对待及发现的问题及公司共性缺失…..。 增加了参与审核组未得名次人员50元/人现金鼓励，同时取消了后三名的处罚。看到大伙领取现金奖金的喜悦，偶所在组也得了第三名（保护了一些项目未公众说明，领导知道的哈！），也领取到一份200元的现金奖金，付出总会回报，打心理开心！最后老大让偶做点评及总结，偶只是说了感谢各部门经理、主管及公司高层的支持与配合！今天审核活动单奖金就花了公司6000元，还有各位的的工资….各位应该清楚公司对管理的重视层度。希望我们这个团队再接再厉！提升自己能力的同时也提升了公司整体能力。每个月经营目标会议时点评、培训中已经说得很多啦！相信大家努力会有回报的！目前已经有质量管理八大原则：领导作用、全员参与的体现啦！ 因为公司执行力欠佳，偶开始想办法进行审核改进追踪，还是制定一个表格进行管理，大约如下： 通过偶在公司的这三个月来与中高层的沟通、报告….对职能部门的定责、流程优化、可视化、数据报表、COST DOWN…..不断要求和努力付出，看到上层及各部门的行动，让偶看到了更多希望…..
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窥视卡
发表于 2013-9-10 20:56:50
显身卡
发表于 2013-9-10 21:02:41
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